作ってそのまま発表していないか？
「こういう資料を作ってほしい」とか、「このような仕事を進めてほしい」と言われて、悩みながらも自分でがんばって方針を決め、そのための資料や報告書を作り上げていることと思います。
ところが、その資料を使って皆に発表したときに、みんなからポカンとされたり、指摘をたくさん受けたり、最後には上司がカバーして「持ち帰ってやり直そう」と言われたり･･･。
そんな経験はないでしょうか？
自分ではちゃんと説明しているつもりなのにどうも伝わらない･･･
そんな経験を僕も何度も味わっています。
なぜかといえば、自分で考えて作った資料は自分の思いは詰まっていたとしても、独りよがりの考えだったり、考えは良くても説明の順序や説明に不足があるから伝わらないことも多いものです。
それを防ぐためにどうすればいいかといえば、発表前に人に見てもらうことです。
その資料や説明が相手にちゃんと伝わるか？それを事前に確認することが大事です。
第三者の目で見てもらうことで質が上がる
自分が作った資料を発表前に第三者に見てもらうことはとても大事です。
説明の論理がきちんとつながっていなかったり、自分はこう説明しようとしているのに全く違う意味に解釈されたり、わかりやすくと思って図を入れたのに、かえってわかりにくくなっていたり。
そういう指摘をと発表してからさまざま受けるのではなく、もっと小さなところで指摘してもらって直しておけば資料の質は上がりますし、結果仕事の完了も近づきます。
ところが、そういうレビューの時間を取らずに、作り上げてそのまま持って行くから、指摘を受けて下手をすればやり直し、あるいは却下という最悪の事態に陥ることがあります。
仕事の持って行き方が良くないですね。
レビューの時間を想定しておく
資料を作って発表なり報告しなければならない場合、多くの場合直前まで時間をかけて作り上げ、そのまま持っていくケースが多いと思います。
そこに問題はあります。
レビューを受けるためには、事前にある程度シナリオを作ったところで相談することや、一旦完成させたあと他人に見てもらって直すことが有効です。
そういう時間を元々想定しておく必要がありますが、多くの場合計画段階でその時間を取れておらず、本番に駆け込むことになるのです。
いきなり本番に突入して玉砕することのなんと多いことか。
しっかりとレビューの時間を確保するようにしましょう。
シナリオや方針のレビューだけでも効果あり
レビューは時間がかかりますので、発表の内容を例えば上司にレビューしてもらうにしても、それほど時間が確保できないことなどよくあります。
上司だって忙しいですし、発表直前に時間を取ってくれとお願いしても無理なこともあるでしょう。
そういうときでも、せめて「こういう方向で話を持っていこうと思いますが、よろしいでしょうか？」とか「今回は結論まで出さずに、打診して意見をもらうにとどめようと思いますが、どうでしょうか？」といった相談をしておくことは有効です。
仮に資料に不備があったとしても、目指しているところがズレていなければその報告や発表のゴールを大きく外すことはないわけです。
資料の全文をレビューしてもらうことは難しくても、そういった方針の確認だけでも十分に意味はあります。
週報会や進捗会議でもちょこちょこ確認する
報告や資料の発表だけでなく、こういう風に進めていこうというような確認事項も日常よくあるものです。
与えられた仕事に対して「外注を使って解決しようと思います」とか「この方法で解決できないか調査します」とか、そういった方針の確認はとても重要です。
方針が間違ったまま作業を続ければ、数日から数週間という時間を使った作業が無駄になる可能性があるわけですから、やってから報告するのではなく、やる前に方針の確認をするという姿勢がとても大事です。
他人、特に上司の目で見てもらうというのは本当に大事なことです。
早く方針の間違いに気づいて修正できれば、その分だけ無駄な時間を減らせるということです。
恥ずかしいと思わず、どんどん他人の意見をもらい修正していきましょう。