文書作成はツールで速度が大きく違う
世の中オフィスアプリと言えば、マイクロソフトオフィス（オフィス365）になってしまったのはなぜでしょうか？
みんなが使う標準的なツールになってしまったからですね。
だからといって、エンジニアが時に書かなければならないフロー図やネットワーク図のような四角と直線で描くことが多い文書にパワーポイントやエクセルを使うのはいただけません。
作成や編集にとても効率が悪いからです。
エクセルの図にはそもそも吸着（勝手にくっつく）という概念がないので、線と四角をきれいにつなげるのに苦労します。
パワーポイントの図には吸着の機能もあり、難しい図でなければいいのですが、16:9のサイズに収まらなくなったりして困ります。
こういうときに、図を描くのに便利な別のツールを知っておくと役立ちます。
同じ文書を作るのに簡便さが違います。
パワーポイントの欠点
パワーポイントはよくできたツールです。
プレゼン資料を作ってもよし、図形を使ってわかりやすいフロー図を作るなど多彩です。
しかし、エンジニアが扱うドキュメントは時にA4では全く収まりません。
うまくページ内に収まらなければ、要素を全体に小さくして配置し直すなどの作業が発生します。
また、同じ箱を使うのに新規に箱を使うとデフォルトのフォントや色が指定されてしまい、予期せぬ見栄えの不一致が起きて、書式の統一などが必要になることもあります。
パワポの用紙サイズを変更したり、デフォルトのコンポーネントを自分好みにしておけばいいとか、もちろん回避テクニックはあるでしょう。
ただ、図を描いて説明資料を作るという目的のために、そういうことを学ばなければならず時間がかかりますし、それ自体がストレスになります。
図ならdraw.io を使う
エンジニアが描く必要のある図の種類で言えば、draw.io というサービスを使えばほぼ解決してくれます。
知らない人のために念のために解説すると、draw.io はオンラインの描画ツールでコンポーネントが多数用意されていて、しかもコンポーネット間をサクッと線を引いてくれたり、自動的に折れ曲がる線を引いてくれたりします。
線によっては自分の引きたいところとは違う位置に線画引かれますが、簡単に直せます。
また、画像やPDFなどにエキスポートできるので、他の文書で利用するのも簡単です。
これが無料なのでなおすごいのです。
アプリをダウロードすることで、MacやWindowsでローカルアプリとしてネット不要で動作します。
こんな至れり尽くせりのツールなので、ぜひ利用しましょう。
配布用にはPDF形式にする
draw.ioで描いた図をどのように活用するかと言えば、PDF形式にするか、画像形式を使います。
パワーポイントで利用するには、画像への出力をしましょう。
欲しい部分だけを選択してコピーし、貼り付けます。
直接貼り付けられない場合は、画像としてエクスポートします。
わざわざパワポにする必要がなければ、draw.ioで書いたものをそのままPDFにすれば良いです。
タイトルや説明文を付けてそのまま配布可能な形式にすればPDFにエクスポートします。
社内文書としては他の人も編集できるようにすることを求められますので、その場合はdraw.ioの形式で渡すことになります。
汎用性という意味でパワポなどに遠く及ばないにしろ、draw.ioの市民権は着実に高まっていると思います。
編集したい人には、draw.ioのURLとdraw.ioのファイルを渡せばいつでも編集できます。
自分なりの文書作成方法の効率化をつかむ
draw.ioはひとつのツールに過ぎませんが、そういったものを活用することで文書作成の時間を短縮することができます。
Office365は便利なツールではありますが、自由度の高さはその分使いこなしに手間がかかります。
僕の同僚に何でもイラストレーターで描く強者もいますし、何でもパワポで描く人だっています。
その人なりにパターン化されたツールを使えば方が慣れている分だけ効率的と言えるでしょうが、より便利で自分の目的に合ったツールがないか、ときどき探してみると良いと思います。