メモとToDoで忘れずに仕事を実行する

意識してメモを取ろう！

いきなりですが、メモを取っているでしょうか？

聞いたことはメモを取らなくても覚えられる人っていますよね。

本当に素晴らしいと思います。

僕は必ずメモを書き残します。

そうしないと忘れが発生するからです。

それは記憶力が悪いからだと言われるかもしれません。

でもメモを残すことで忘れずに仕事をやりきることができるようになったのです。

メモを取ることはとても大事です。

でも大事だけれども、メモを取るだけではダメなんです。

メモを見直しているか？

ミーティングなどでメモを取る人は多いでしょう。

社長の訓示を聞いて大事なことをメモする、あるいは週報会でリーダーが話した今後の方針について話したことや自分に与えられた依頼事項など、忘れないようにメモをするでしょう。

では、その打ち合わせが終わってからそのメモを必ず見直しているでしょうか？

僕は若い頃、メモは取るけどまったく見直していませんでした。

翌週の週報会で、先週依頼事項があったことに気づいて慌てる…こんなことがよくありました。

依頼されたのに頭の中からすっ飛んでしまっていたことも一度や二度ではありません。

依頼事項を忘れてしまうのは、依頼されたことを頭に入れて、そのことを後で思い出して実行していないせいです。

人は誰でも忘れます。1つの会議でいくつもの話が出てくるので、よほど頭の良い人でない限り1つや2つのことは忘れてしまいます。

それを補うのがメモを取るということです。

大事なことはしっかりメモを取りましょう。

特に自分がやるべき作業については、アンダーラインを引く、丸や四角で囲う、★印を付ける、などの工夫によって、見直したときにパッとわかるようにしましょう。

やるべきことをToDoにする

メモを取ることで頭に刻まれやすくはなりますが、だからといってそのままではダメです。

メモを取ったからといって安心してはいけないのです。

記録したメモを見直さなければ、そのまま忘れてしまうことも多々あります。

会議が終わったら、まずそのメモを見ましょう。自分に与えられた依頼事項があれば、それを確実に実行しなければなりません。

そのためにも、やるべきこととして別に書き出します。

やるべきことのリストに入れるのです。

この辺はToDoを管理するアプリがたくさんあるので活用するのもいいでしょう。

手書きメモか電子的メモか

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そんなメモを手書きで手帳に書いている人も少なくないと思います。

僕も長らく手書きの手帳を使っていました。

過去のメモを探したいとき、手書きの手帳なら何年か前の手帳までさかのぼって見直すことになりますが、それは時間がかかることになります。

結果として探すのをあきらめてしまいがちで、手書きのメモは後で見直されることがないというのが、僕の結論です。

せっかくの記録を見つけられなければ意味がないですし、そのメモから手順書を作ったり人に共有するためにはパソコンで打ち直す必要もあります。

手書きメモはいつでも書き取れるメリットはあるものの、そういった手間を考えると不便なことが多かったので電子のメモ帳に乗り換えました。

メリットはなんと言っても検索性の高さです。

メモのキーワードから簡単に見つけられます。

検索性を高めるためにも、意図的にキーワードを入れておくことで、より発見の確率を高めることをしています。

早く打つためにはPCが必要ですが、一旦手書きで書いておいて後でPCで打つのでも良いです。

いざとなればスマホだってメモは取れます。

1カ所に集約する

電子のメモに記録していくとき、1つの場所に集めていくことは大事でしょう。

つまり、「ここを探せば必ず見つかるはず」という状態にするのです。

以前の僕は、例えば議事録であればプロジェクトごとのフォルダに保管していました。

さらに打ち合わせをした日付のフォルダを作り、関連するファイルもいっしょに入れて保管していました。

それはそれでそのときは便利なのですが、後で探そうとすると一苦労です。

1つのプロジェクトでも多数の打ち合わせがありますし、そのフォルダごとに議事録を入れていたのでは、見つけるときにいちいち議事録を開いて確認しないといけません。

探すのに多くの時間をロスし、その議事録を送ったメールを探して発見したりなど、管理しているはずなのに見つからないという状態で、何をしているのかわからなくなっていたのです。

そこで、分散して管理をするのをやめ、議事録やメモは1つのアプリの管理下に置くことにしました。

こうすることで、そのアプリで検索すれば必ず見つかる、という状態にしたのです。

これで一気に検索性が上がりました。

検索性が高まる工夫として意識してキーワードをタグに設定してことや、文中に記載しておくことも重要です。

電子化してあればコピペも楽にできる

メモしたことが例えば手順だったりすると、その手順は何らかの形で文書にする必要があります。

そのとき、最初から電子化されたメモならば簡単にコピペができます。

この点も僕は最初から電子的なメモに書くメリットです。

職種によらないかもしれませんが、特にエンジニアはメモを大事にした方がいいと考えています。日常的に調べたことを元に何か判断をしていったり、実施の手順などを確立していくことが少なくないので、調べつつメモに残しておくことで再度調べたり、確認する手間を減らすことができます。

メモを取るということも時間が必要なことなので、何から何まで残せばいいというわけではないですが、いかに無駄な作業をしないようにするかは常に考えておかないといけません。