電子メールで気をつけたいこと
電子メールにしろ、チャットにしろ、ビジネスのやりとりにおいて書く文章はビジネスセンスが問われます。
- 返信のスピード
- 件名の付け方
- 依頼事項や質問への回答への的確さ
- 読みやすさ
などなど、たかがメール、されどメール、文章ひとつでうまくいくこともうまくいかなくなります。
要領を得ないメールや回答が不明瞭なメールというのは著しくビジネスセンスが問われます。
下手をすると、「使えない人」という烙印を押されかねません。
気をつけたいメール返信の基本を押さえましょう。
返信のスピード
返信のスピードは速いほどいいのは間違いありません。
速く回答が来た方が相手にとっては待ち時間が減るからです。
例えば、会議の日時を決めたい場合など、早く時間を決められた方が参加者全員にとって都合が良いからです。決定が遅くなるほど都合の悪い人が出てくる可能性もあります。
こういうものは自分の予定だけを確認すれば良いので割と簡単です。即時返信してあげるのが良いでしょう。
ところが、チーム内で検討が必要なもの、資料を作るのに時間が必要なものもあり、すぐに返信ができないことも多くあります。
もし返信まで半日程度でできる見込みがあれば、できてから送る方法もあるでしょうが、相手にとっては依頼事項が正しく伝わっているか気になる場合もあります。
そうすると、「承知しました。検討して返信します」といった短い返信をするだけでも相手に安心してもらうことができます。
なるべく早めに返信しておく、ということを心がけましょう。
件名で用件がわかるようにする
メールの件名の付け方は非常に大事です。
どんな相手に何の用件でメールを送るのかによって伝え方や表見を変える必要はありますが、メールの用件を明確に伝える必要があります。
送信者と件名を見て、読み手は今開くか後にするか決めますから、確実に開いてほしい、返信して欲しいのなら件名をしっかりと書きましょう。
（例）
- ○○の契約の件
- ××対応について
- ミーティング開催日時のご相談
特にアクションがあるものや、納期が迫っているものであれば、さらに件名を工夫します。
納期が明確なものに「【〆切：○月×日】」や「【要返信】」のような一アクションが一目瞭然の文字列を件名の先頭に入れるようなことは効果的です。
用件を本文の冒頭に書く
メール本文では、挨拶文のあとにまず用件を書き入れます。
件名でちゃんと伝え、メールを開いてもらったのですから、わかりやすく用件を伝えます。
それによって相手にその用件の優先順位を判断できるようにします。
忙しい人であればあるほど、メールにかける時間は短いものです。
そのためにも、用件を早く伝えることが必要になります。
用件を伝えた後で、詳細をその後に書くということです。
もしも、くどくど説明したあげくに、最後にお願い事項が書いてあるメールもあるのですが、そこまで読ませて時間を取ったあげく、たいした用件でなければ、読み手の時間を奪っただけでなくあなたのビジネスマンとしてのセンスが疑われるわけです。
みんな忙しいので、用件を簡潔に伝えて判断しやすいように気配りをします。
読みさすさに気を遣う
メールの読みやすさとは、いくつかの要素があります。
- 適切に改行を入れることで読みやすくする
- 会議などであれば、日時などを行を改めることでわかりやすくする
- 依頼事項、背景、など段落の説明を必要に応じて入れる
まずは適切な長さで改行を入れることが読みやすさには必要です。
スマホで読む人も増えており、画面の幅で自動折り返しもしますが、だからといって1文を長くするよりは改行を入れた方が読みやすいです。
そんな場合に難しいのが、何文字程度で改行するかです。
メルマガなどではPCでもスマホで同じような見栄えになるように割と短い文字数で改行を入れることを推奨している場合もありますが、ビジネスメールでそのルールを使うのはいささか問題はあります。
ビジネスの場合は、PCで見るのが前提で、スマホでも読む人もいると割り切りましょう。
そのため、PCで読みやすいことを心がけましょう。
会議の日時であれば、文中に書くより、
開催日時：○月×日 14時〜
などのように1行別にした方がわかりやすいでしょう。
また、長文になってしまう場合は
■背景：
■依頼事項：
■資料：などのように段落に見出しを付けることによって、読み手がわかりやすくなるようにすることも良いでしょう。