人工知能と同じように語られてしまうのがRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。
RPAは「プロセスのオートメーション化」のことです。
プロセスとは何かといえば「手順」です。
RPAを日本語で言えば「手順を自動化する」ということなのです。
手順を自動化することなので、人工知能のような考える知能を入れるわけではなく、手順を自動化する仕組みを導入することです。
そう聞くと簡単なように聞こえるかも知れませんが、そうではありません。
自動化するにはどこを自動化するかによって効果が違いますし、そういう分析も大事になります。
がんばって学習すれば自社のエンジニアでも対応することは可能になりますが、その学習コストも安いとは言えないでしょう。
まずはプロに習って慣れてみるということは大事です。
身の回りの定型業務を見つける
RPAを導入するための最大のポイントは、効果の高い定型業務を見つけて自動化することです。
仕事をしていると定型業務は意外とたくさんあります。
自動化できることを知らずにただなんとなく毎日手作業でやっていることも少なくありません。
前任者がやっていたルーティーンがそのまま利用されているというケースだって多いでしょう。
そういう作業もよく見てみると「自動化できたらかなり省力化できる」というものはあるのです。
そういった作業にまず目を向けることが大事です。
RPAのコンサルタントに頼めば、まず業務分析をして自動化できる作業を探すわけですが、それを一からやるとかなりお金がかかります。
業務を調べて行くためにはヒアリングしたり業務を見るなど物理的に時間がかかる作業だからです。
社内の人が「どういう作業に無駄がありそうだ」ということをあらかじめ見つけておくと効率よくスタートすることができます。
もっとも効果的なところを探す
定型作業を見つけられたら、今度は「どこがもっとも効果的か」という観点で自動化する作業を絞っていきます。
そのとき、「これが自動化されたら私の仕事が楽になる」という考え方ではだめです。
そうではなくて、この作業が効率化すると「スピードが上がって生産性が上がる（＝単価コストが下がる）」といった効果が大きいところを選ぶのが良いでしょう。
このようにRPAは経営の視点が欠かせません。
自分の作業の自動化を目指す
会社としては経営にもプラスになるところにRAPを導入していくことになりますが、経営効率改善のためには従業員一人ひとりの効率化も欠かせません。
なぜなら、効率化すればひとり当たりの時間に空きができ、その分だけ別の業務をしたり、残業時間を減らすことにつながるからです。
とはいえ、自分の作業を効率化するとき、必ずしもRAPツールが必要なわけではありません。
そんなものを使わなくてもできることは結構あるのです。
たとえば、よく使う文書が使いにくい場合、改良した文書にすることや、テンプレートを用意しておくことや定型化したひな形を用意することも有効です。
あるいは、エクセルの関数やマクロを利用して自動計算できるようにすることも有効ですし、もう少し多くのことをやらせるなら、WindowsのバッチやVBA、Macのオートメーション機能を使って関連処理を一括処理することもできます。
小さな積み重ねが結構効率改善につながるので、日頃から意識して取り組むと良いでしょう。
RPAを効率的に学ぶ
もしこれからRAPについて学びたいと考えているのでしたら、まずは無料のツールで試してみてはどうでしょうか？
無料のツールをダウンロードし、使い方の説明や動画を見ながら少しずつ学んでいくのです。
ただ、何事も最初の取りかかりは難しく、人に教えてもらった方が何倍も早く習得できるものです。
RPAの構築も同じで、まずは習ってみるということは大事でしょう。
最近は「ハンズオンセミナー」といって、実際にツールを使って試してみることができるセミナーも増えています。
単に概要を聞いただけでは会社に戻って実践することができない場合が多いので、ハンズオンセミナーで実際にやってみるということが次の一歩につながりやすいのです。
ハンズオンセミナーでは手順のマニュアルをもらえることが多いので、このような手順書はとても役立ちます。
外注することでプロの対応を知る
それでもどうしても自分で学びRPAを組み上げるレベルに達するのは時間がかかります。
それを解決するには、お金はかかりますがプロに頼んでしまう方法が有効です。
RPAのプロに要望を伝えて構築してもらうのです。
ただし、最初はプロにすべて任せてもしょうがないですが、少しずつ自分でもできるようにしていきましょう。
ひとつの方法として、プロに仕事を頼むとき、ツールの使い方などを教えてもらうようにするのです。
発注する際に作り方を教えてもらうのをを依頼事項に加えておくのです。
がっちり教えてもらうとお金がかかりますので、マニュアルを作ってもらったときにツールの使い方も併せて教えてもらうようにするのです。
たとえばこういう風にすることで、RPAツールの中身を理解し、ツールの使い方をマスターしていくのです。
そういったプロのやり方を参考にして自分でも作れるようになっていくことが大事です。
基本的にWindowsが必要
RPAを導入する場合、その作業が基本的にWindowsで行われる作業であることは忘れてはなりません。
それは多くのRPAアプリケーションがWindows向けに作られているからです。
Windowsの方がシェアが高く企業の多くで業務に使われているからでしょう。
その点で多くの企業は問題ないと思いますが、中にはMacで業務をしている人たちもいると思います。
内容によってはできないことやWindowsを用意しなければならない場合もあるかもしれません。