エンジニアのプレゼン資料がダメな理由
エンジニアが書くプレゼン資料はとにかくダサい。
自分も長年そういうコンプレックスと戦って来たので良く自覚していますし、周りにもエンジニアが多かったので、そのダメさ加減も知っています。
自力ではどうにもならなかったのですが、あるとき一緒に仕事をした人のプレゼン資料が洗練されていたことに愕然とさせられました。
その後どういう風にそういうプレゼン資料が作れるのか、といことを聞いてなるほどと思わされました。
エンジニアのダサいプレゼン資料を修正する最初のポイントは次の3点です。
- 色使いは3色まで
- 各ページのフォント、フォントサイズを統一する
- 書くことを3点にまとめる
なるほどと思って資料を見直すと、何かの資料をベースに作る場合、元の資料が不揃いだったり、別の資料からコピペしたりする際に様式が混在し、バラバラであることに気づきます。
色使いもページごとに違うし、強調しようとどんどん使う色が増えてら、あっちもこっちも色が使われていてどこに要点があるかわからない資料になっています。
フォントを整え、色使いを統一するだけでも見栄えが良くなります。
確かになるほどと思える指摘でした。
僕は決してかっこいいとか洗練されたプレゼン資料が作れるわけではないですが、これらを守ることである一定の品質を出すことは可能になります。
色使いは3色まで
色使いは3色までという原則を守るのは大変ですが、なるほど統一感が出ますし、シンプルながら見やすい資料になります。
とはいえ、3色となると意外なほど使える色は限定されます。
なぜなら、基本の文字色、背景色、これは必須の2色になりますから、これに加えられるのは1色ということになります。
プレゼン資料を作るとき、多くの人は何らか標準のテンプレートを使うと思います。
このテンプレートでほぼ色は決まってしまうと思います。
テンプレートが3色使っているのであれば、それに従うか、自分でどれか1色を変えることになると思います。
ただ、文字を打ったときなど自動的にテンプレートで決められた標準色が反映されますので、個別に色を変えていくと手直しが多くなるでしょう。
また、最初使い始めたテンプレートを変えたときに、全文がガサッとテンプレートによって置き換えられてしまうので、個別に文字色を変えるのはなかなか骨が折れます。
一旦全文を作り上げたあとで、一気に書式をそろえるのがいいでしょう。
その際、文字を選んでプロパティから色を設定するのではなく、書式のコピー＆書式のペーストを活用して、同じ書式を機械的に適用していくのが間違いがないです。
各ページのフォント、フォントサイズを統一する
次に気をつけることは、見出し、小見出し、本文のフォントをどのページでも同じになるようにします。
これは色使いにも増して重要なことで、プレゼン資料全体の統一感に影響します。
ページを読み進めていったときに、フォントや文字サイズが違うページが現れると、違和感を感じます。
パワーポイントのテンプレートの機能で基本的には同じような形式になるはずなのですが、他の資料や他のページからコピペするなどしたときに、違う書式が紛れ込んできます。
また、強調したいからと文字サイズを変えたり、はいりきらないからと太文字フォントを使ったりすることも統一感を失う原因です。
入りきらないページにぎゅっと収めるために、あるページだけ小さい文字で書くこともよくあります。
特にページのタイトルやその次に来る見出し文は、必ずそろえたいものです。
色の項でと同様に、こういう書式の統一はプレゼン資料ができてからやればいいことです。
作りながら整えていても、校正して直してしまったときにうまく書式が反映されないこともあり、結局最後にやり直すことになります。
また、資料を書きながら見栄えの部分にこだわると、肝心のプレゼン資料で訴えたいことの要点がぶれることにもつながりかねません。
書くことを3点にまとめる
プレゼン資料に限らず、ポイントは3点でまとめるのが良いというのは一般的に言われています。
これはあくまでも、箇条書きなどの説明として書く場合のことを言います。
1つや2つだと少なくてこれがすべてかと思われますし、5つもあれば多すぎて読み手が理解しづらい、ということです。
2つや4つ、5つにしないで、3つにまとめましょう、ということです。
3つに整理すると伝わりやすいのです。
もちろん、言いたいことが1つしかないのに3つにする必要はありませんし、プレゼン資料の各ページは言いたいことは1つにする、という原則もあります。
言いたいことは1つ、説明の箇条書きは3つにまとめる、というように考えましょう
シナリオを最初に作る
上に書いた3つは、見栄えの統一感があるプレゼン資料にするために守りたいことでしたが、プレゼンを成功させる上で、最も大事なのはシナリオです。
何をどういう順番で書いて、どういう結論に持って行って、聞き手に何を理解してもらうのか？ということをまず自分の中で整理することが大事です。
こういうシナリオを書くのにパワーポイントは必要ありません。
テキストエディタでも手書きメモでもいいのです。
私は見出しの入れ替えが簡単なので、アウトラインエディタを使います。
まずはシナリオを作って各ページに何を書くかを決める、ここが大事なスタートです。
これについては別の記事で書きましょう。