同じことを日々手作業でやっていないか？
仕事をしていると、結構定型の業務があることに気づきます。
- 同じ文面で宛先と宛名の部分など一部を書き換えてメールを送信している
- 届いたメールから固定部分をコピペしてエクセルに貼り付けている
これは私がやっていた繰り返し作業の例ですが、回数が多かったり忙しいタイミングでやらなければならないとき、イラッとさせられることが少なくありませんでした。
面倒だなと思うけれど、簡単にやる方法を知らない、または自動化する方法を調べていないからわからないということも多いものです。
どんなものでも解決できるとは言いませんが、こういった単純作業の繰り返しはITエンジニアであれば何とか解決したいものです。
そういうときに大幅に工数を減らしてくれるのが、自動化処理です。
ここでは、Googleが提供するGoogle Documentなどで使えるGoogle Apps Scriptの効用について紹介します。
手作業で行えば間違いが起きる
自社の顧客に対応する仕事をしていると、定型のメールを打たなければならないケースは少なくありません。
宛先、件名、本文を書くのは当たり前ですが、自社に写しを残すためにccやbccに特定のメールアドレスを入れます。
文中に期限日や金額のような相手によって異なる記載があれば、そこに間違いがないかをチェックして間違いなく送らねばなりません。
こういった文章を間違いなく正確に送ることには非常に手間がかかります。
文面自体はコピペできても、修正部分に間違いがないようにしなければなりません。
特に人の氏名などは打ち間違えると困りますから、しっかりと確認が必要ですし、極力コピペでやるべきでしょう。
そんなメールを日に何十通も送っていれば、間違いのひとつやふたつあってもおかしくはありません。
しょうがないと思っていると解決しない
実は僕もずっと昔はそういう送り方をしていたものですから、その苦労はよく知っています。
しかし、それを解決するような方法はPythonなどでプログラムを組まないと解決できないと思っていましたし、僕にそういう能力はなかったので「これに耐えるしかないか」と思っていたものでした。
また、そういう自動化処理に調査から実現まで仮に数日かかるとすれば、それを学んでいる時間があれば手作業で処理した方が速いとか、そんな時間が取れないという現実的な問題もあります。
怖いことに「こうするしかない」とか「言われたとおりやっていればいい」と思った時点で、解決の道は閉ざされます。
「これは何とかならないか？」と思うところから問題は解決していきます。
お手軽なスクリプトでメールを送れることを知る
その後、少しずつGoogle Apps Scriptが便利であることを知った僕は、解説本を読んでいて定型のメールも送れることに気づきました。
それまで定型のメールを送るには、メルマガ配信スタンドを有償で契約して使うしかないかな？くらいに思っていましたから、思いがけず「もしかしたら解決できるのかも」と期待を寄せました。
ところが、なんといっても「スクリプトを書く」というところをなかなか越えられません。
ましてや自分の業務にあったメール文面を送れるのか？ということに不安を感じていました。
しばらくGASをかじっては、やはり無理だな、と諦めることが続いていました。
それでもやっと、自分がやりたいことと似たサンプルスクリプトをネットで見かけたときにぜひやってみようと思って取り組みました。
やってみたらそんなに大変でもなかった
ネットで見つけたGASのプログラムをとにかくそのまま動かしてみました。
そしたらなんと動くではないですか！？
そりゃそうでしょ、動くものを公開してくれているのだから･･･
と思うものの、「おぉこれは何とかなるかもしれない」とや感じました。
実は「やってみる」ということが結構なハードルになっていることが多いです。
できないかもとか、半分逃げ腰でやっているとなかなかうまくいきません。
ダメ元でやってみる、とにかく自分のやりたいものとは違っても動かしてみる。
そういう姿勢が大事です。
やってみると自分用に修正する作業はそうでもなかったりします。
地道に改良していく
まずは人のコードのコピペで始めてみることは大きな一歩です。
その上で、9割わからないコードでも自分がやりたいことは「ここを修正すればいいんじゃないか？」と該当箇所を1カ所見つけてみることが大事です。
その1カ所を直して自分が必要なプログラムに1歩近づけたらまずはオッケーです。
僕だって、最初は人のプログラムの件名に当たる文字列や送信元のメールアドレスを書き換えただけでした。
そのうち、送信した日時を記録したり、チェックボックスを付けて送りたいものを選択して送れるようにしたりと改良しました。
これらもネットにあったプログラムから必要なところを取り込んだだけです。
でも、おかげで大幅に工数を削減できて、自分のストレスはかなり小さくできました。
ITエンジニアなら、少しでもいいから同じことを繰り返さないように仕事内容を見直して定型化しましょう。