確実に納期を守るためにすべきことを学びましょう。
納期を守る重要性
どんな仕事であっても、仕事の納期を守ることは非常に重要です。
日常発生する仕事や、プロジェクトのような大きな仕事であってもです。
納期は仕事の出来・不出来以上に、納期を守ったか守れなかったかのたった1点で判断できるとてもわかりやすいものだからです。
例えば人事評価で、「この仕事は私はちゃんとやりました」と言ったとしても、納期を1日遅れていれば「遅れたよね」と減点されかねないことです。
仕事だけでなく、家族から頼まれたこともきちんとやり遂げないと、「あれほどお願いしたのに〜〜」とダメ出しされてしまいます。
つまり、納期遅れは他者、すなわち顧客や上司からの信用が低下してしまいます。
大事なこととはわかっていても、しっかり意識して進めていかないと、納期を守ることはなかなかできないです。
うっかり納期を忘れたとか、あと少しのところで放ってあったとか、そういうことが意外と多いからです。
納期を守るためにどうすればいいのか？
その具体的な方法をお伝えしましょう。
仕事が早い人は着手が早い
「あの人は仕事が早いなぁ」という人は周りにいませんか？
何か提出してと会社から言われてすぐに出す人、あの人に連絡しておいてと頼まれてすぐにメールを打つ人、会議の議事録を出す必要があるときに即日出す人など･･･
仕事が早い人が周りにいると思います。
そういう人はいつも仕事が早いはずです。どんなときも早いのです。
頭の回転が速いのでしょうか？キーボードを打つスピードが速いのでしょうか？
そうではありません。その人は「着手が早い」のです。
やるべきことがあるとき、その取り組みまでの時間が短いのです。
例えば、月曜日に「今週金曜日中に終わらせておいて」と言われた仕事があるとします。
あなたの予想では、その仕事は3時間あれば終わらせられると考えたとき、あなたはいつその仕事に着手するでしょうか？
金曜日朝でしょうか？もしくは金曜日の午後でしょうか？
金曜日の午後からだって3時間は十分に取れるから大丈夫そうですよね？
ところが、仕事の早い人というのは、早ければ言われたその日に、遅くとも納期の数日前には着手するものです。
なぜでしょうか？
仕事を完了させるまでに必要な時間の見積もりが難しい
多くの仕事は、最初に「このくらいで終わるな」と思った時間ではなかなか終わらせられません。
やっていくほどにやるべきことが見えてきたり、仕事を依頼した上司に相談に行くと当初思っていたより作業量が多く大変な場合もあります。
上の例の仕事で「3時間あればできるな」と思ったとしても、本当に3時間で終わるかはわかりません。
だから、本当に3時間で終わるのか、1日かかるのか、はたまた1時間で終わるのか、その見積もりの精度を上げる必要があるのです。
そのためには、具体的に作業に分解し、それぞれの作業がどのくらいで全体でどのくらいの作業ボリュームなのかを見極める必要があるのです。
そのためには早めに着手して作業量を見極めるのです。
それが納期遅れを防ぐ最大の防御となります。
計画を立てる
その仕事を完成させるのにどのくらいの仕事量かがわかったら、次はそのための具体的な作業を洗い出しします。
そしてそれぞれどのくらいの時間が必要かを出していきます。
小さい作業にすれば、見積もりは難しくありません。
そしていつ着手するかを納期までの日数などからだいたい割り当てていきます。
そのとき、間違っても納期にできあがる計画を立ててはいけません。
上の例では、目標の納期は金曜中ですが、金曜中を目指してはいけないということです。
仕事は何があるかわからないです。
当の本人が病気で会社に来れなくなるかもしれませんし、別の優先順位の高い仕事が発生して、それに時間を割かないといけないかもしれません。
今週の自分の余裕時間を考えて、いついつ時間が取れそうだからその時間に集中的にやろうとか、そういう風に時間を割り当てます。
空いている時間に早めに予定を入れる、これが大事です。
間違っても、金曜日の午後から着手しようという計画にしないことです。
そういうことが何か問題が起きたときに対処可能になります。
依頼者とこまめに話をする
頼まれた仕事は代替こういう感じに仕上げるんだなとイメージができたとき、そのまま着手してはいけません。
そのイメージで突き進んで、できあがって見せたとき「それ、お願いしたものと違うんだけど」と言われたらすべての仕事はやり直しです。
そこからやり直したら多くの時間が無駄になりますし、やり直す時間を考えると納期に間に合わないことが起きてしまいます。
それを防ぐためにどうすれいいのかというと、仕上げるイメージができたところで、そのイメージが依頼者が求めているものと合っているのか確認するんです。
「この前依頼された仕事ですが、こんな感じで仕上げるつもりですがどうでしょうか？」
例えばこんな風に聞くのです。そうすると「ここはいいけど、そこは違う」というようなことを依頼者は言ってくれます。
その仕事の目的を改めて説明してくれたり、どう違うのかを話してくれるかもしれません。
そして、何が違っているのかを知って修正することです。
そうやって、依頼者が求めていることと自分が理解していることとの「違い」を早い段階で潰していくことが間違って手直しする（手戻り）を防いで、納期に最短で近づくことができます。
仕事の依頼主とはこういう話を密にすることです。
そうすることで、依頼主も安心し、作業をする側も安心して進められます。
できたら早々に提出する
依頼された仕事ができたら、出してしまいましょう。
そうすることで、「いついつまでにあの仕事を終わらせなければ」という心の重荷も解消でき、安心して次の仕事に取りかかれます。
「早く出して指摘されたら直さないといけなくなる」
「早く出したら次の仕事が来る」
そんな心配をする人もいるかもしれません。
確かに間違いを指摘されることはあるでしょう。そうしたら早々に直せばいい話で、より品質の良いものが出せるということになります。
次の仕事が来るとしたら、喜んで受けましょう。
それは仕事が早いことやできがいいことを期待されてのことです。
もちろん、できる人のところには仕事が集まるものですので、それも受けて立ちましょう。
いずれにしても「あの人に任せたら確実に仕事を終わらせてもらえる」と思ってもらえたら、プラスになることはあってもマイナスにはなりません。
ぜひ、早め早めに出すように心がけましょう。
納期に遅れそうなときの対応
納期に間に合いそうもないとわかったとき、納期を過ぎてから「あれどうなった？」と聞かれるようではいけません。
「こういう事情で遅れています。いついつ出せると思います」
と依頼者に早めに報告することです。
突発的な仕事でその仕事に充てようと思っていた作業時間が取れないこともありますし、思ったより作業時間がかかる場合もあるでしょう。
遅れそうだとわかったときは、なるべく早く依頼者に伝えましょう。
もしかすると、あと1日待ってもらえるかもしれませんし、反対に何があってもその納期に間に合わせないといけないかもしれません。
そうすると、金曜日の夜に残業してやれば終わるとすれば、そのように交渉することもできます。
いずれにしても、納期を守るように最善を尽くしながらも、ダメなときは依頼者への迷惑を最小限になるようにする配慮が欠かせません。