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メールサーバーの容量は無限ではない
クラウド時代なので、サーバーの容量は無限にあると感じている人も少なくないと思います。
僕自身、ほとんどのメールをGmailに転送や受信できるようにして使っているため、ついつい容量が無限ではないかと思いがちになりますが、Gmailでは15GBという上限があります。
Gmailを利用しようが、マイクロソフトを利用しようが上限があることに変わりはありません。
知人某会社社長がやたらめったら巨大なプレゼン資料を作り、1回の送付で何10MBのファイルを添付しては送ります。
その結果、サーバーの容量を圧迫しており、適時ローカルに移す作業が必要だと説明しています。
昔ならpopで接続してすべてのメールを1つの端末にダウンロードするので問題は起きませんでしたが、スマホの利用が進み、またクラウドサービスが充実したことでimap方式で接続することになり、メールはダウンロードせずにサーバーに残る形式なりました。
その結果サーバーの容量を圧迫する事態になっています。
無駄にメール添付で送らない配慮を
メールサービスはメールを転送するのがメインの役割で、保管機能は送信先のメールをメールクライアントで受信するまでのしばらく保持するのがその機能です。
クラウド時代になって、データの容量を気にする必要がないかもしれませんが、不用意に大きなデータを添付して送ったり、それを不必要な相手にまでccで送ったりと、データ容量を無駄に使用します。
もし、一過性のデータをメールに添付して送ってしまったら、不必要な人は一人ずつそのメールを消す必要に迫られてしまいます。
メールの整理というのもビジネスパーソンの大事な仕事ではありますが、容量不足になって大きな添付ファイルを探して必要可否を判断しながら消す作業はなかなかばかばかしい作業です。
送る方は、一時的なら期間限定でその後勝手に消えるストレージを利用して送るなど、配慮が必要でしょう。
特に大人数に送らなければならないケースなどは注意したいものです。
メールをローカル保存してサーバーから消す
サーバーにメールがたまり続けると、いずれメールが受信できなくなるときが来ます。
そうなると困るのは自分なので、メールサーバーからメールを削除することになります。
大きな添付ファイルが付いたメールを探しては削除していくことで最初は何とかなりますが、メールの件数が増えてくると、いちいちメールを開いて重要かどうかを判断していくのは本当に骨が折れる作業で、すぐにこの方法では立ちゆかなくなります。
そこで、メールアプリを使って、パソコンのローカルファイルとして保存するようにします。
具体的には、メールのアーカイブ用ファイルをローカルPC上に作り、そこにメールを移動させることで、サーバーから消してくれます。
便利な機能ですが、簡単な反面メールの要否を判定せずに丸ごと残すのでこれも無駄と言えば無駄です。
でも落とし穴もあります。僕も今困っていますが、Outlookを使っていてローカルにどんどんメールを移動させていましたが、あるときからサーバーの容量が減らなくなってしまいました。
ローカルには移しているのに、それと同期してサーバーから消されるはずなのに･･･
原因わからず、サーバーの容量が100%に近づくのを恐れてます。
巨大な添付ファイルを付ける人への対策が課題
上に書いたように、やたら巨大なファイルを平気でメールの添付ファイルにする人がいます。
いかに大容量のメールを送れるとは言え、添付ファイルに何10メガものファイルを添付する人は本当に困ったものです。
そういう人に、オンラインストレージにファイルを入れて、リンクを送るといい、と教えてもなかなかやってくれません。
気持ちはわかります。オンラインストレージに格納して、リンクを取得してメールに張り付ける、かつその後パスワードを別メールで送る必要があります。
これはひと手間どころかふた手間ありますから、大容量のメールを送るたびにやるのは骨が折れます。
オンラインストレージの方から格納した後にメールを送る機能があるものもありますが、メアドの登録をしたりグループを作るなど管理をすることが求められるので、それもまた面倒。
このあたりの画期的なサービスはないので、残念ながらいい解決策はないと思います。
社内用のメールサービスが、添付ファイルを自動的にストレージに入れてリンクに変えてくれるようなサービスもあるようですが、導入は簡単ではなさそうです。
チャットサービスが社内ツールとして市民権はあるものの、対外的なやりとりはいまだにメールが主流ですから、メールのマナーというのは心得ておきたいものです。