外注は発注元がしっかりする必要あり

外部に委託する作業は、放っておいてもできあがってくる、そう思いたいのは発注側の心理だと思います。

もちろん、外注先は納期を達成する意識で取り組んでいきますが、外注先だけで実現できることばかりではなく、発注元の協力がないと進まないことも多いですから、発注元の仕事の進め方にかなり影響されます。

たとえばいついつまでに仕様を決めましょう、という約束になっていても、発注元は仕事が忙しくて約束の期日までに出せないことも多いのではないでしょうか。

必要な情報が出てこないと、外注先は作業しようにも作業することができません。

そうこうしているうちに作業は思ったように進まない事態に陥ってしまうのです。

そして、どちらの責任かわからないままに遅れ遅れの作業になってしまうのです。

大事なことは、委託元がしっかりと「いつまでに仕上げる」という意識を持って取り組むことなのです。

決めてますか？「いつまでにどうしたいのか」

外注先に仕事を発注するとき、その仕事がどのくらいの仕事量でどれだけの時間がかかるか発注元では想像がつかないことがほとんどです。

ですので、外注先の判断で「どのくらいかかります」という答えをもらうと思います。

そのおおよその計画にしたがって進めていくしかないわけですが、何もかも外注先の計画に任せてしまわないで、発注元でも「いつまでにどういう成果を出そう」ということはある程度目標を持った方が良いです。

そのためにも、外注先から出てきた計画に対して、いつまでにどう仕上げたいからこうしたい、ということをしっかり持つようにしましょう。

発注元のスピード感が全体のスピードを決める

外注先との関係は契約ごとですから、一旦決めたことは忙しいとは思いながらも守っていくことが必要です。

発注元が約束を守らないと、外注先は納期を守りたくても守れませんし、発注元の緩さが伝搬してしまいます。

欲しい情報が来ないのだから作りようがない、発注元がのんびりしているならしょうがない、そう思われてしまうのです。

基本的に、発注元のスピード感がそのまま外注先のスピード感になってしまいますので、発注元がスピードを上げるなら、外注先も同じようにスピードが速くなります。

外注先が欲しいという情報を指定の期日の前に出すようにすれば、外注先の動き出しも早くなりますから、結果的にスピードは速まっていくのです。

こうなると正のスパイラルが起きるので、どんどん回転速度が速くなります。

速い仕事はお互いにメリットがある

仕事はある程度のスピード感を持ってやった方がいい成果が出ます。

これは経験的にみなさん感じておられることではないでしょうか？

より速く仕事が回ることで、軌道修正は速くなりますし、集中力を持って作り込むことによって決定の精度も高まるのです。

その点でも、どんどん仕事を回転させるために情報を出し、外注先のアウトプットを確認し、また求められた情報を出しというサイクルを回していくのです。

外注先の進捗をチェックする

外注先がどんどん仕事を進めるためにも、発注元は外注先の進捗をしっかりと見ていく必要があります。

とはいえ、日々の進捗を見るというような細かい単位ではなく、途中途中の成果物が期日通りに出ているかどうかを確認するのです。

期日通りに出ていないなら、どうなっているの？と確認することは必要です。

確認しないと、人によっては遅れてもいいんだと思う人もいますし、発注元も進捗を意識することが大事です。

仕事内容によっては、納品が終わるまでの途中段階の日程がはっきりと決まらないこともあるのですが、外注先が作業していて次の日程がはっきりと決まっていないなら、発注元から提案して決めるようにしましょう。

たとえば、打ち合わせが終わって外注先が次の仕事をするために課題を持ち帰ったとしたら、「次は1週間後にまたやりましょう」といった具合に次の期日をどんどん決めることが必要です。

これが発注元として仕事の進捗をコントロールすれば、外注先はピシッと仕事をすることになります。

マニュアルを外注の成果物にする

システムを外注したり、ITツールの導入をした場合は、そのためのマニュアルを必ず作ってもらいましょう。

外注した結果として大事なことは、担当者がそのツールを確実に使って業務ができることです。

そのための手順の習得にあまり時間をかけることができませんから、実際に実施する作業手順をマニュアル化をすることです。

外注先は必ずしも業務に即したマニュアルを作ってくれないため、自社で作らなければならない可能性があります。

その際にも、ちゃんと自社の業務が回るのか、その点の確認が欠かせません。

システムは業務で使えてはじめて意味がある

外注して開発したシステムも外部のツールも、自社に導入する場合にもっとも大事なことは、自社の担当者が使いこなして業務が効率化できることです。

そんなことは当たり前のことなのですが、導入を決める経営者の方やシステム担当の人は現場の実作業まで把握するのは困難ですので、ツールとしては良いけれど実際の業務にはうまくはまらないこともあります。

大会社の情報システムのような大規模なものは、全体最適化したりコスト的な観点も重要になりますが、業務に密接したシステムやツールの場合は、担当の人が使いこなせるか？、そして使いこなして仕事の効率が上がるのか？、といった観点が欠かせません。

システム開発やツールの導入に際しては、ポイントポイントで担当者の意見を聞く、そういう姿勢が欠かせません。

導入したからすぐに使えるわけじゃない

外部にシステム開発を依頼したり外部ツールの導入をする場合、外部の担当者は御社の現場のことなどよくわかっていません。

あくまでも「一般的な」使われ方を想定して開発していますので、現場がどのように使うのかということをわかっているわけではないのです。

実際に使う人のスキルレベルもそのツールを使いこなすのに十分かという問題もあります。

システムを開発したりツールを導入すれば、すぐに使いこなして簡単に効率が上がるだろうと導入を決めた人たちは思うのですが、実際にはそんなに簡単ではありません。

担当者が習熟するのに時間が必要ですし、狙った日付の通りに使うシステムを切り替えようと思っても、業務が回らなかったり、当初はかえって手間がかかるなどの一時的なデメリットもあるのです。

マニュアルを整備する

新しいシステムやツールの使いこなしのためには、マニュアルの整備が欠かせません。

外部のツールを利用する場合、多くの場合マニュアルは整備されています。

しかし、そのマニュアルはそのツールを使うための全方位的なマニュアルであって、利用する担当者が短時間で使い方を理解するマニュアルにはなっていません。

新しいシステムを作ったときには、マニュアルすら整備されないこともあるのです。

マニュアルを作る代わりに、作った人やツールのセールスパーソンが来て説明するということはよくあることですが、一回きりの説明で理解できるような簡単なものではありません。

特にそのツールを利用する実際の担当者にとって、ツールの使い方を理解できなければ、自分の仕事ができないことになりますから切実です。

そのためにも、その業務に合ったマニュアルを作った方が良いです。

機能的な理解をするためのマニュアルに加えて、その業務に特化した使い方のマニュアルですね。

これをツールの開発者やセールスパーソンと一緒になって作り上げることが大事です。

検収は使えることがわかってから実施する

システム開発をしたり、ツールの導入をした場合の検収は、実際の担当者が使えることをわかってから行うとより安全です。

とはいえ、納品されてから検収までの期間というのは通常それほど長くありませんね？

ものによると思いますけれど、納品から研修までの期間はせいぜい1週間程度のものが多いのではないでしょうか？

そうすると、納品のタイミングが来る前に、実際の担当者に使ってもらって慣れてもらうことが必要です。

そしてわからないところは開発元に聞いたり、説明書を作ってくれるように依頼することが必要です。

何しろ、検収を行ってしまったら後戻りはできません。

担当者が使えることを持って検収する、そういう意識で臨むとあとでの混乱が減らせるのです。

そういった点では、マニュアルを整備するのも委託業務の中に含めてしまって、担当者へのマニュアル提供と教育も成果物にしておいて、それらが終わってはじめて検収するような契約にしておくと良いのです。

外注は契約時の約束が重要

システム開発を外注したとき、当然やってくれると思った業務を外注先がやってくれないことがあります。

たとえば、仕様書を作ってくれないとか、ソースコードが提供されないとか、使い方のマニュアルを作ってくれないとか、さまざまな問題があります。

この問題は決して外注先の問題だけではありません。

発注元も「こういうものを用意して欲しい」を契約の段階で明らかにすることが大事です。

なぜなら、そういった作業一つ一つは手間のかかる、つまりコストが発生することなのです。

契約して仕事を開始してから「こういうものを作ってくれ」と言われたら、少々のことは受け入れるにしても、ある程度の量を超えコスト的にも見合わない仕事量になるなら、「それは契約にありませんので、対応できかねます」と断られることもあります。

開発に入ってからもめないように、「やってもらう作業は契約時に決めておく」ことはとても大事なことになります。

契約書で成果物を定義しよう！

外注先に仕事を依頼する場合、どんな仕事をしてもらうのか話し合いますが、仕事の内容とか納期だけでなく、どのような成果物を期待するかしっかりと合わせるようにしましょう。

成果物にはいろいろなものがありますが、たとえばホームページの開発をしてもらうのであれば、

• デザイン書
• 設定一覧（サーチコンソールやアナリティクス、サーバーの契約やその他の設定）
• 概要設計書
• ホームページの修正手順書

といったものが考えられます。

あくまでも例であって、ホームページを作る場合に、これを成果物としてもらえば十分ということではありません。

ではなぜこういうものが必要なのでしょうか？

成果物は何のためにもらうのか？

外注先からは完成したものがもらえれば、その他の成果物なんてなくてもいいよと考えるかもしれません。

しかし、仕様書や設定一覧、あるいは手順書のようなものは、そのシステムがどう作られているのか、そして自分たちが使うためにはどうすればいいのか、ということを知るためには欠かせない情報です。

発注したものが完成し納品されたあと、それを誰が使うのか、どんな作業をするのか、その頻度はどのくらいなのか、といったことに依存しますが、できる限り発注先に依存せず発注元で対応できるようにしておくおとは何かと大事なことです。

自分たちで少しでも対応できれば、毎月契約するお金が不要になったり、都度外注に頼むようなコストを省くことができます。

また、その後機能を追加したり使いやすいように改修したい場合に、前の設計情報が残っていれば別の業者に頼むこともできます。

設計情報がないと新たに仕事を受ける業者にとって、調査から始めないといけないので設計に時間がかかる（＝お金がかかる）という問題があるのです。

そういうこともあり、後々のためにもしっかりと仕様書や設計書を作ってもらうことは非常に大事です。

成果物の決め方

成果物の決め方は、システム開発のような場合はある程度基本になるようなものはあります。

・要件定義書
・仕様書
・設計書
・テスト項目
・テスト結果
・運用設計書
・運用手順書

といったものが代表的な例になります。

ある程度大がかりなものは設計のプロセスごとに成果物を決めて、その成果物をレビューして成果物として問題ないことを検証していきます。

ただ、小さな開発の場合や大きなコストをかけられない場合、細かく文書を決めれば決めるほどコストが上がることになりかねません。

また、そこまで細かい設計書をもらっても、中身を見ることもなく使われないのであれば、それこそ無駄なものになりかねません。

ですので、必要なものを選んでいくことも必要なスキルです。

成果物が出ているかをしっかり検証する

成果物は単に最後に納品されればいいというものではなく、必要なタイミングで作られているかということも大事なことです。

文書って最後にとってつけたように作るものではないのです。

まとめるという意味では最後に作ることも多いのですが、文書を作るための準備というのは日々必要になりますし、それができているかということを見る目も必要です。

最終の成果物を品質良く得るためにも、最後だけでなく最初からしっかりと見ておくことを忘れないようにしましょう。

ホームページは課題解決してくれるところに頼む

外注先にどこを選ぶかというのはかなり難しい問題です。

ホームページをを作るとか、ITサービスを開発したり導入する場合に、どこを選べば良いか十分が知見がないまま頼んでしまうこともありがちです。

ホームページの制作であれば、知り合いの会社が頼んだ会社を紹介してもらって作るケースもあるでしょう。

確かに実績がある会社というのは安心です。

しかし、本当に御社の課題の解決をしてくれるのかどうか、その点の実力を見極めることも大事です。

そして、お付き合いするなら長期のお付き合いを前提とし、コストだけではない本当の意味で御社の力になってくれるところを見つけることが大事でしょう。

プロはいい会社を選ぶ目を持っている

自分の専門の分野だったら、「あの会社は信頼できる」とか「あの会社の製品ならおすすめ」と自信を持って言えるのではないでしょうか？

その分野に詳しくない人が「あそこにしようかしら」と思っているとき、どうにもおすすめできる会社でなかったら、「そこはやめた方がいいですよ」とアドバイスしたくなるのではないでしょうか？

そうなんです、「餅は餅屋に」といいますが、どんなものにもその道のプロがいるものです。

自分でわからないことは、プロに選んでもらうことが大事です。

その「プロ」を選ぶことすらもまた難しい作業になるのですが、よくわからない業者に費用を払って「ドン」と頼んでしまう前に、その道のプロの何人かに聞いてみると良いでしょう。

安かろうは悪かろうになりがち

どんな仕事にも、「相場」というものがあります。

インターネットの普及によって、クラウドソーシングと呼ばれる、ネットで仕事を頼める時代になり、参加者が増えそのおかげで価格もグンと安くなりました。

ところが、受注競争が厳しくなったために価格が下がるのはいいことなのですが、実力が十分ではない人までも安い価格を提示して受注するようになってしまいました。

私自身もクラウドワークスなどのサービスを使ってネットで仕事の依頼をしたことがありますが、「安くて高品質の外注先」を見つけることは至難の業です。

私の経験でいえば、「安かろう悪かろう」の外注先も少なくないのです。

「この価格だからこの品質でごめん」と最初から言ってくれればいいのですが、このような外注先だといつまで経っても思うようなものにできあがっていかないのです。

安くても高品質でやってくれると思っていると当てが外れます。

企業からの発注なら品質をお金で買う意識が必要

個人の仕事をとにかく安く発注したいなら別ですが、企業として外注するのであれば、納期や品質を担保するためにも「コスト」が必要です。

要は、少々高いお金を払っても、良い品質の仕事をしてもらうようにした方が良いのです。

単価が安ければ、基本的に言われたことを最小限の労力で実施しようとしますし、よりよいものにしようとか、納期を守ろうとか、そういう意識は薄くなります。

とはいえ、安く契約したから品質が悪くていいなんて発注者は思っていませんから、指定の納期にできなかったり、思ったような品質に到達していないと、両者の間で問題が起こるのです。

安いコストを提示する外注先は仕事の獲得が主で、品質に対する考えが及んでいないことが多いのです。

それだけでなく、実力が不足していることもあります。

そうすると、できあがってくるものの品質が不十分でどうにもならないことも発生するのです。

お金をたくさん払えば確実に実力のある良い外注先を選定できるとは言えませんが、高い値段を提示している業者はそれだけ実力があるとも言えるのです。

委託先の実力を見極める質問

委託先を選定する前に、どうやって委託先の実力を測るか？

これは結構な難問になります。

特に経験のない仕事を発注しようとすると、「私に任せてくれれば大丈夫ですよ」といった言葉だったり、過去の実績を見せられて大丈夫かなと思うなど、判断根拠に迷うことが多いです。

相手の実力を測るためには、委託する内容の仕事に対してポイントと思われる仕様などに対して「ここはどうやって解決しますか？」と具体的に尋ねることが大事です。

そのピンポイントの質問に対して、たとえば「こういうリスクがあるので、こういう設計をすることによって解決します」といったような実際の設計を説明できる人であることは重要になります。

受注できてから設計を考えたり、課題を認識したりするような人では、安心して仕事は任せられません。

このように、適切な質問の仕方や質問のポイントを押さえれば、その回答が判断材料になります。

とはいえ、こういう質問をすることそのものが難しい場合も多いので、プロに仲介を頼むことで適切な委託先を選ぶこともできるようになります。

社内に知見がなければ人材は育てられない

現代はITサービスが高度化し、その活用ができるかどうかで企業の効率や生産性に大きく差が出る時代になりました。

たとえば、集客においてWebやSNSでの発信やECサイト（ネットショップ）を作れば、たとえ寝ていても集客ができるようになります。

あるいは人工知能を使えば、人間の能力をはるかに上回るスピードや正確さで判断を支援できるようになっています。

とはいえ、ITを活用するための人材が不足しているのは、特に中小・零細企業では深刻な課題となりつつあります。

ECサイトを作っても集客できなかったり、方向性の定まらないSNSに発信をしても徒労に終わることも多いのです。

それなら外注すればいいといっても、どこにどう頼めばいいのか手がかりがありません。

そしてゆくゆくはそれを理解する人材を社内に育てる必要もありますが、そういう知見を持たない中で人材は育ちようもないのが現状です。

ITの範囲は広い

どんなスキルも簡単に身につけることなどできませんが、ITスキルはその中でも難しいスキルと言えます。

ITと一口にいっても範囲がとても広いのです。

自社内の効率化をエクセルひとつで改善できる場合でも、それを社内でやっていくためにはエクセルをそれなりに使える人を育てないといけません。

Webサイトを作るのだってそうです。ブログを1つ作るのだって、サーバーを契約し、どんなブログサービスを使うか選定し、自社のドメイン（会社独自のインターネットアドレス）を割り当てることが必要になります。

あるサービスを自社に導入しようと思って比較するのであれば、それぞれのサービスを比較して自社にとって有力な1つを選びたいものです。

そのためには、各サービスの機能を詳細まで理解する必要があります。

説明書を読み込んだり、試用版を使ってテストするなどが欠かせません。

1つのサービスを使いこなすには相応の時間が必要ですが、それを短時間に必要なところに限って調べていくことが求められます。

また、ある開発を外注化するとしたら、どんなシステムをどう作りたいのかを外注先に伝える必要があります。

正しく伝えないと期待とは違ったものができあがってくる恐れがあります。

違ったものができれば、直すのに時間がかかりますし、お金だってさらにかかる可能性があります。

作りたいものをしっかりと作るためには、外注との窓口となる人が内容を理解してしっかり指示していく必要があるのです。

これもとても大事なITスキル（外注マネジメント）なのです。

こういうことを一つ一つできるようになるには相応の時間の積み重ねが必要なのです。

ITを教えるのは簡単ではない

このようにITといっても範囲が広いために、身につけることが簡単ではありません。

一つ一つを自力でマスターするにはとても時間がかかってしまうのです。

時間がかかって本当に必要なものを身につけることができればいいですが、エッセンスを身につけられない可能性があります。

たとえば商品を売る営業の方が、一人で営業をして売れる営業マンになるには時間がかかると思います。

反対に会社の先輩から売るコツを教えられたら、割と簡単にある一定レベルに行くことができます。

ITにおいても同じなのです。

人に教えてもらい、エッセンスをつかんだ上で実践していくと技術の獲得が速くなり深みも深くなるのです。

複数の人が同じ技術の獲得をするのであれば、補い合ったり理解を共有して成長を早めることができますが、一人でやっていくとそういうわけにはいかないのです。

その点で、一人の人にスキルの習得を任せるとどうしても時間がかかってしまうのです。

一人で頑張るというのは、モチベーションも続かず理解の深みも深められないということになるのです。

外部のコンサルタントと一緒にやる

そこで重要になってくるのが、スキルを学べる相手を作ることです。

有力なひとつの方法が、外注に仕事を頼みながらその技術をマスターしていく方法です。

本来外注は教えるという仕事を受け持たないのですが、教えてもらうということも業務に入れてもらうのです。

外注の仕事の一部を自社も担当しながらやっていくということです。

外注だからといって丸投げにせず、窓口の担当者がしっかりとその技術を少しずつ獲得していくのです。

最初からすべてはできませんが、「学ぶ」意識を自社の社員に持ってもらいながらやっていくのです。

そうすることにより少しずつできるようになります。

外部のコンサルタントと一緒にやることでそのスキルを効率よく高めるのです。

外注するにはスキルが必要

IT化するとき、社内に担当できる社員がいれば良いですが、中小や零細企業ではそのような人材はいないことの方が多いでしょう。

仮に社内にITに詳しい人がいても、ITのスキルとは多方面にまたがりますので、やりたいこととスキルが一致するとも言えないでしょう。

かといって、できる人を採用したり社内の人材を一から育成するのでは、時間もコストもかかります。

そこで多くの場合、外注に頼もうということになります。

でもそこで問題が起きます。

どこの会社に頼めばいいのか、いくらくらいかかるのか、本当にやりたいことができるか、といったことが心配事として出てきます。

残念なことに外注先の選定はかなり難しい作業です。

実際には外注するためには結構スキルがないとやれないのが現実です。

そこを心得ておく必要があります。

外注先に丸投げしては解決しない

仕事を誰かに頼むとき、どういう結果を得たいかを正しく伝える必要があります。

あなたが社長であれば、今後会社をどういう風にしたいからどうしてくれ、と伝える必要があるように、依頼先が社員であっても、派遣社員であっても、外部委託するベンダーであっても仕事の結果として得たい形を正しく伝える必要があります。

外注に頼むとき、「こうしたい」ということだけ伝え、後は放置状態になる人も実は少なくありません。

やりたいことは伝えたから、後はうまくやってくれるだろう、そういう考え方なのですね。

ところがこれでは多くの場合期待する結果を得ることができません。

機能しない理由は、「こうしたい」ということばを発した人と、そのことばを受け取った人の解釈が完全に一致することなどほとんどないからです。

発注者は自分がやっているビジネスに対して詳しく背景情報も豊富なため、それらの情報を前提に話をします。

ところが、受注者はビジネスへの理解が発注者ほどにはないので、同じことばを使っても理解に違いがあるのです。

発注者が本当なら説明しなければ伝わらないのですが、それがすっぽり抜け落ち、発注者も受注者も情報のズレがあることに気づかないのです。

解釈の違いは、その後作られる資料やIT化の説明資料に現れてくるのですが、その資料が出てくるまで気づかないということになります。

それを防ぐためには、都度都度自分が考えていることが伝わっているか、適時のタイミングで確認していかないといけないのです。

実現したいことが複雑になっている今、発注者こそがしっかと実現したいことを描かないと、間違ったものができあがる可能性があります。

決定を下すために情報を求める

発注遮がしっかりと進めないといけないといっても、何もかも発注者が決めるわけではありません。

知見がないからこそ外注先のスキルを活用するのですから、受注者が持っているスキルや情報を提供してもらい、それらの総合して決断を下すのは発注者の役割です。

役割というより責任と言った方が良いでしょう。

自分で判断を下すとき忘れてはいけないのは、委託先が期待通りの方向に進んでいるかをきちんとチェックすることです。

進捗がどうかの方が気になるかもしれませんが、その方向が間違っていないのか見ることが必要です。

たとえば、当初の想定の通りに行かなくなったときに対応策が示されたとき、それは本当に自分が期待する宝庫に進んでいるのかどうかを判断して決断を下さないといけません。

説明を聞いてもよくわからないから判断を外注先に任せた、というようなことではいけないのです。

技術者の説明は専門用語を使ってわかりにくかったり、発注者にとってのメリット・デメリットをうまく伝えられない傾向にあることは否めません。

だからといって、お金を払い成果を求める発注者を理解させられないようでは、受注側も失格なのです。
発注者として納得がいく答えがもらえるようにしましょう。

早く判断してくれないと遅れる、などと言われても、「必要な情報がないから判断できない。わかるように説明して欲しい」ということを伝えることも大事です。

外注先とは良い関係を築く

発注者と外注先の関係は、多くの場合外注先が下になりがちです。

お金を払ってもらう立場だからです。

お金を払っているのだから、言ったおりやるべきだという態度ではいけません。

反対に、発注者がよくわかっていないと外注先のいいなりになるケースもあります。

どちらのケースもよくありません。

外注先とはいい意味で良いパートナーになるべきと思います。

両者の協力関係で作り上げていくという関係です。

発注者の方が要求を持っていますし、決定権もあります。

その要求を実現し、その結果気持ちよくお金を支払える、そんな仕事ができれば最高です。

プロジェクトを進めるとき、外注の力を頼りにすることはとても大事なことです。

言うまでもなく、プロジェクトの完成に必要なスキルを持った人材を自社で抱えることはコスト的にペイしませんし、コストを度外視しても人材確保は難しいのが現状です。

そこで大事になるのが、必要なときに必要な人材を確保する外注（アウトソーシング）になるわけですが、外注が成功するためには乗り越えないといけない壁が小さくありません。

自社にスキルがないから外部に丸投げすればすべて解決する、もしそのように考えているのでしたら大間違いです。

外部の委託先が主導的に仕事をしてくれる例は、よほどお金を積んで「コンサルタント」を雇わない限りありません。

プロジェクトは常に、企画した発注元が主になって動かしていくしかありません。

外注先は、プロジェクトを進めていくときに発生するさまざまな問題を解決してくれる頭脳であり、手を動かしてくれる作業者なのです。

プロジェクトが進むように発注元が進めていかなければ、プロジェクトは一向に完成しません。

仮に完成したとしても、発注者が望むものにはならないでしょう。

このように、プロジェクトの成功のために発注元の責任というのはとても大きいのです。

その点を意識して外注を上手に活用することが求められます。

依頼作業を明確にする

外注するとき最も大事なことは、「何を頼みたいのか？」を明確にすることです。

外注に頼る理由は、プロジェクトを進めて行くための「スキルが足りない」「作業工数が足りない」という要因がほとんどだと思います。

ところがそのときに、「こういうことをやりたい」と頼んだのではざっくり過ぎて、外注側も何を実現したいのかつかみきれません。

実現したいことがぼんやりとしていればしているほど、考えられる作業すべてを見積もるので、費用が予算を大幅に超えることも少なくありません。

要求がぼやけるほど見積金額は上がるものです。

依頼元が予算として考えられる金額に収まるようにしていくためには、やりたいことを明確にし、具体的な実現内容まで一つ一つ具体的にしていくことが必要になるのです。

そして、作業を明確にしておくことはプロジェクトが進んで行く途中や成果物の作成にも、役割が明確になるのでとても大事なことなのです。

注意してほしいのは、作業を明確にしたらコストが安くなるわけではなく、作業を明確にすることで無駄なことをしてもらわなくてすむので、その分のコストが発生しないということです。

見積もりにないことは追加料金になる

契約時に決めた作業内容は、それ以降の作業のすべての源になります。

プロジェクトマネジメントを依頼するのであれば、たとえば

• 「開発計画書を作成する」
• 「毎週行われる○○会議に出席する」
• 「開発の進捗を確認し、進捗報告を毎週××に行う」

といったことをきちんと取り決めしておくことが必要です。

例えば、発注側はプロジェクトマネジメントとは「毎週進捗報告するもの」と思っているかもしれませんが、受注側はそういう認識がないかもしれないのです。

進捗管理ツールに記載するからそれを見てくれと思っているかもしれないのです。
そういうところをはっきりさせておくことが重要になります。

プログラムの開発であれば、

• 「仕様書・設計書・コード・ビルド設定・評価結果を納品する」
• 「仕様書・設計書・コード・評価仕様書を委託先がレビューする」

といったことまでも明確にしておくことです。

これらは開発する際には必要になる作業ではありますが、文書として作成するかどうかはわかりませんし、レビューすることも必須としていない可能性もあるのです。

ですので、何が成果物であるかやどういった進捗報告を求めるかなどは、契約時に合意しておくことが大事になるのです。

これを開発の途中で追加すると、「契約にないから追加料金です」と言われても文句は言えないのです。

もちろん、委託先との関係で対応に違いはあるでしょうが、依頼したい事項を明確にすることはとても大切な事項になります。

見積額を超える作業になることを防止する

外注との関係で特に気をつけたいのは、「見積もりを大幅に超えるような変更が発生すること」です。

このようなことは、実現したいことが明確になっていないプロジェクトの場合に起こりがちです。

プロジェクトを進めていって、やりたいことが明確になり仕様を具体化する段階で、当初の想定より大きな仕様になってしまうことがあります。

「今の○○な仕様だと不便なので、××にしてほしい」

といった要望はしばしば起こることはあります。

ところが、「××」にするには、設計を見直さないといけないとすると、その分が手戻りとなるので、外注が受け止めきれない変更量であれば追加金額が求められることがあります。

こうなった場合、仕様変更を取り下げたり、どうしても必要な機能なら費用の追加ができればいいのですが、昨今の企業の事情で追加が難しい場合もあるでしょう。

場合によっては、要求が明確化するほどにずるずると料金が追加されることに納得がいかないケースも出てきます。

当初考えているよりかなり高くなったという不満を持つケースは少なくないです。

こういうことを防ぐためにも、最初から希望するすべての機能を盛り込まず、必要最低限から始めてまずは完成させるようにします。

そして使いながら、次の改修を考えることも必要です。

というのは、実際に使ってみると、考えていたようにうまく使えない事情が現場にあったりして、一気に大規模に作ると失敗するケースも出てきます。

必要な部分を小さく作っていくことで、金額が想定外に増えることを防ぐことができます。
これはお互いにとってハッピーなことです。

発注側はどんどんプロジェクトの費用が膨らむリスクを抑えられますし、受注側は見積もり以上の仕事になってしまうことを防ぐことができるのです。