相手に理解される文書を作るには

エンジニアはいろいろな人に向けて文書を書く必要があります。

ついつい、誰もが同じ理解をしている前提で書き始めることがあります。

そしてその資料で説明し始めて初めて、「それどういう意味？」とか「そもそもどういう目的のものなの？」と聞かれるなど、全く説明が通じないことがあります。

原因は、説明する事柄に対して共通の知識や理解がなくて、話が全くかみ合わないということが起きていることです。

考えていたよりも、もっともっと初歩のことから説明しなければならなかったと気づくことがあります。

同じ組織の人であっても、エンジニアであれば技術用語がそのまま伝わったとしても、部門長のようにマネジメントをしている人にはその理解ができない場合もあります。

ましてや、営業の人に説明するのであれば、技術用語はまず使ってはいけませんし、もっともっとわかりやすい表現をしなければ伝わりません。

どういう知識を持っている人か、その人に自分が伝えるべきことをどうやって伝えるか、それを考えて文書を作る必要があります。

理解のためには共通のスタートに立つ

人に説明をしたとき、ポカンとされるのであれば、それは相手が理解できる共通のスタートラインに立っていません。

そういうことは友達との間でもあるでしょう。

話し始めてしばらくして「それ何の話？」と聞かれて「○○のことだよ」と言って初めて伝わったという経験は誰しもあるでしょう。

友達ならそれでもいいのですが、ビジネスの場でそれをやってしまうと、「最初にそれを説明しろよ」と責められたりするので注意が必要です。

そのためにも「相手はどこまで理解している人か？」をよく考える必要があります。

ところがはじめて会うような人の場合だと、相手がどれだけ理解しているかはわかりません。

そういう場合は、自分が話そうということに対してどのくらい理解している人なのか、相手の人とつながっている人に確認する必要があります。

「このくらいまでは話してあるから大丈夫」とか「何も知らないからその前提で話した方がいいよ」というような情報を得ておくのです。

その上で説明資料や説明内容を考える必要があります。

エンジニア同士であっても前提は重要

同じ組織のエンジニアに説明する場合に、普段から意思の疎通もしているなどの理由もあってついつい最初の説明をはしょりがちですが、それもいけません。

同じ仕事をしている＝説明をはしょっても大丈夫

ということにはなりません。

僕も昔ついつい「わかっているだろう」と思ってディスカッションを始めたことがありましたが、「何の話をしたい」ということきちんと説明することが必要だということが結構ありました。

しばらくしてから、「これってこういうことを話していたんじゃないの？」と想定外のことを言われ時間を無駄にしたことが何度かあったからです。

会議にしろ、ドキュメントにしろ、ある程度進めなければ理解できないようでは、効率が悪い。

最初に「この資料はこういうためのものです」と書いておいたり、「今日はこういう話をしてゴールは何です」と話しておけば、スタート時点でズレを小さくすることができます。

書籍も同じですね。はじめにのところで、「この本は○○な人が、△△できるようにするために書きました」というように、誰にどんなことで役立つかを明確にしてあります。

それと同じです。目的を明確にすることが大事になります。

部門長や企画の人向けの資料

部門長や他部門の人、例えば開発とは異なる企画部門の人などに向けた説明資料では、エンジニア向けのものよりもっともっと概念的な話にする必要があります。

概念的というと語弊があるかもしれませんが、技術的な説明は後に回し、1段2段抽象度を上げてまずは概要を理解してもらえる文書にする必要があります。

詳細を求められたらもっと詳しく説明していくような構成になります。

それでもエンジニアに説明するような詳細説明は不要で、わかりやすい言葉を選ぶ必要があります。

一般的な技術用語や部署内の共通用語を除けば、専門用語を使わない意識は必要です。

※相手が理解している限りは専門用語を使った方が誤解が少ないことはあります。

特に部門長に報告する際などは、いかに短時間で問題点を理解してもらうかが重要になりますから、問題点を的確に説明し、なぜ、どうしてこれで解決するか、という論理的筋道に力を入れる必要があります。

営業の人への説明資料

営業の人への説明資料は本当に難しいです。

僕は営業の人はエンジニアとは別人種と思うくらい違うなと思うのですが、彼らは「技術は知らなくても理解は正確」です。

全く技術的なことはわからない人であっても、商品説明となると間違いません。

それどころか、エンジニアにではできないようなレベルで「上手」に製品の特徴を説明したりします。

「そういう表現があるか！」と感心するくらい上手にまとめます。

いかにお客様に理解しやすいかを突き詰めた説明なんです。

こういう営業の人に説明にするには、細かいことは不要です。

「お客さんにとってはどうなのか？」という目線の説明がとにかく必要です。

うまく伝えれば心強い存在です。

（改行）

トラブルはまさかの場面で起こる

不思議なことに、「今日はお客様向けのプレゼンだ」というような大事なときに限って、昨日まで問題なく動いていたシステムが動かない、なんてことが起きます。

神様はどこかで見ていて意地悪をするのか？

と思いたくなるようなタイミングで問題が起こることがあります。

上司や現場のリーダーは「これからプレゼンだというのにどうなっているんだ！？」と声を荒げます。

だいたい、こういうタイプの人が最も困る人である。

声を荒げて場を凍り付かせる以外何もできないからだ。

それでなくても動かなくて焦っているのはシステムを作っている裏方なのだ。

どうしてこうなったんだと必死に頭を回転させている。

そこに罵声を浴びせる愚、本当にわかってない。

僕はそういう大事な場面で横から出てくる人を極力無視ししている。

怒鳴ることで問題が解決することはないからだ。それより頭を回転させたい。

その声にかえって焦ってしまうとしたら、解決は遅れることはあっても早まらない。

トラブルの原因は過去に戻っていくことで見つける

トラブルが起きたら、その原因を見つけるためには正常に動いていた状態と今は何が違うか？を順を追って、あるいは消去法で問題を絞り込んでいく必要があります。

昨日動いていたのだとすれば、昨日以降今日の間に何を変更しただろうか？を思い出していく。

そうすると、昨日の夜あれを変更したということを思いだし、まずはその変更が悪影響を与えていないか調べる。

それが問題ないなら、他に思い当たることがないか調べていく。

時に、原因となる変更が数日前や数週間前のことで思い当たることがなかなか思いつかない場合もあります。

原因がわかってから、「あの作業が影響したのか！」とようやく気づくこともあり、過去をさかのぼっていけば必ず見つけられる訳でもありません。

それでも、短時間でいかに原因を特定するかということが大事になります。

その場しのぎも大事

トラブルが起きるまでの経緯を過去に戻るだけでは思いつかない場合、今度は症状から原因を推測していくことが必要になります。

しかし、そういう場合のトラブル解析には時間がかかることが少なくありません。

時間がないとき、その場だけでもいいから動かす方法がないかを考えることも重要です。

しっかり原因を追及するのは後に回し、取り急ぎその場をしのぐ方法を探します。

あるべき姿に戻すことに気を取られるあまり、本来やるべきことがまるっきりできなくなることは避けるべき時もあります。

緊急時のトラブル対応は、ある程度経験を積んでいろんな対応方法があり得ることを経験しないと簡単に身につかないかもしれません。

物事にトラブルは付きものだと理解する

上に書いたように、トラブルの際にただ慌て怒鳴るような人と仕事をするのは本当にしんどいものです。

原因を特定するため落ち着いて考えたいにも関わらず、的外れな指示を飛ばしたりすることもあるからです。

それでも一刻も早く問題を解決するのが最も大事なことですから、それぞれの立場で考え対策を出し合いましょう。

それぞれの立場で考えるのは、その場しのぎであってもできる対策が見つかる可能性があるからです。

そのためにも、人任せにしたり慌てふためくのではなく、落ち着いて冷静に判断することが必要です。

もちろん、後で考えてもうちょっといい方法があったと思うこともありますし、他の人が考えた妥協案の方が適切な場合もあります。

それでもその場面を乗り切ることができたら成功としましょう。

そういう経験を積んでいくことで、冷静に短時間で正解にたどり着けるようになっていきます。

情報セキュリティの実務上の注意点

情報セキュリティを語るには僕はそれにふさわしい専門家ではありませんが、それでも今の時代最低限の心得を知っておき自衛する必要があります。

体系的ではないですが、日々の業務を進める上で気をつけたい事例について取り上げようと思います。

• BCCの使い方
• 社外秘の情報をやりとりする場合の添付ファイルの取り扱い
• パスワードの管理
• フィッシング等のメールを見極め方

ひとつずつ説明しますね。

BCCの使い方

BCCとは、メール送信の際に「受信者に誰に送ったかメールアドレスがわからないように送信する」際に利用するものです。

主には、一斉送信をする際に利用します。

社内や社外の人に一斉に同じ内容を送るけれど、誰に送っているかわからないようにする意図があります。

多くの人に一斉に同一のメールを送る場合に、本来知るはずのない人のメールアドレスをメールの送信先として見えるようにしてしまったら、個人情報の漏洩と責められかねないので非常に気をつけたいことです。

一方で、BCCで送ったメールは、送り手にはBCCに記載したメールアドレス宛に送っていますが、受信者は自分のメールアドレスが宛先のどこにも書いてないのに届いた不思議なメールに見えます。

そのため、仮にその人が返信しても送信者だけに届き、全員に届くことはありません。

それを同じ情報が皆に届いているものと誤解してはいけません。

そのためにも、誰に送られているかということに日頃から注意する必要があります。

また、メールソフトはCCとBCCを間違えて指定しても注意機能などはないため、うっかり間違えてBCCの代わりにCCに記載すれば、メールアドレスが全員に見える形となり、いわゆる誤送信問題となります。

BCCは相手にメールを見せずに大勢に一斉に送れる点で便利ですが、一歩間違えるとメール誤送信問題になりかねませんので、慎重に利用しましょう。

社外秘の情報をやりとりする場合の添付ファイルの扱い

社内利用に限定された情報やプロジェクトの関係者だけにファイルを送りたい場合など、よくある方法としてzipファイルにして暗証番号を付ける方法です。

メールに添付ファイルを付けて送り、それとは別にパスワードを相手に連絡するという方法を採ります。

その際できるだけ別の手段でパスワードを送りたいものです。

ファイルを送ったメールへの返信でパスワードを送るのはセキュリティ的には感心しません。

また、別途新たに新規メールを作って送ることはよくやられています。

返信メールよりは良いかもしれませんが、可能であれば別の方法（電話やチャットツールなど）で送るのが良いでしょう。

また、その際使うパスワードは割と簡単なものを使う傾向が強いです。

それは、そのパスワードが一時的なものではなく、その後のやりとりでも使われる可能性があるので、なるべく思い出しやすいものにするという意図があるからです。

電話で伝える場合は割と簡単にしないとそれこそパスワードを伝えることも難しくなります。

悩ましい問題ですが、共有のパスワードは事前に決めておいて、ファイルを送信するときにパスワードをやりとりしなくてすむようにできればいいですね。

パスワードの管理

パスワードをあちこちのサイトで共通に使うなというのはセキュリティ上の基本ですので、必ず守った方がいいでしょう。

そうなると、パスワードを覚えておくことなどすぐに不可能になりますから、パスワードをどうやって安全に管理するか、ということが課題になります。

個人で利用しているなら、PCとスマホで共通に使えるようなアプリを利用するのがひとつの方法です。

BitwardenはPCでもスマホでも使えて非常に便利です。

無料でも使えますし、ファイルを保管できるようにしても年10ドルと非常に安価です。

それ以外にも、OSが標準で持っているメモ帳に記載する方法もあるでしょう。

ただ、パスワード管理ツールはパスワードを生成する機能を持っているものも多いので、重複しないパスワードを生成するには便利です。

パスワードを入力する場合、ほとんどコピペでできることが多いので、複雑なパスワードでも困ることはありません。

※まれにコピペできずに手打ちしなければならない場合があって、困ることはあります。

会社で使う場合は、スマホと同期する必要性がなかったり、したくてもセキュリティ上許されていない場合も多いので、基本的にはPC上だけで管理するものになると思います。

フィッシング等のメールを見極める

「ログインに失敗しました」「サービスが停止します。今すぐ更新を」などというメールを見て、ついリンクをクリックしてログインをしてしまうことがあるかもしれません。

メールでそういった連絡が来る場合、多くはフィッシングメールだったりするので気をつける必要があります。

フィッシングメールは実在するサービスに似せていますが、全くの別物でログインIDとパスワードが取得されてしまいます。

フィッシングメールの見分け方は、よく言われているものですが次のことが有効です。

• 送信者を確認する

ドメインなどがその企業のものかどうかを見ることが基本になります。

• リンク先を確認する

「ここをクリック」などのボタンやリンクがどこに飛んでいるかを確認します。

飛び先がやはり企業のドメインでは内などが見分けるポイントです。

• 言葉遣いの不自然さ

幸い日本語は難しく、翻訳ツールなどを利用して書いたメールでは所々おかしな文章になっていることがあります。

最近は翻訳の精度も上がっていますが、それでもおかしな箇所は見つけられますのでちょっとおかしいと思ったら疑うことが大事です。

一旦パスワードを取られると、その後の対応は面倒くさいの一言です。

あちこちのパスワードを変えないといけないし、その前にログインされて変更されてしまったら、目も当てられなくなります。

メール上の煽る言葉にだまされないようにしたいものです。

社外の交流を増やす

30代ともなると、会社の中でもある程度ポジションができ、仕事の進め方もだんだんと確立してきて、仕事がやりやすくなっていると思います。

それだけ、仕事のやり方をマスターし、自分のスキルも高め、会社が求める仕事ができるようになったということでとてもいいことです。

社内でどうやって自分の立ち位置を高めて行こうかと考える時期でもあります。

確かにそれはそれで素晴らしいことなのですが、自分が働く会社という小さな社会におけるルールや価値観の中で仕事ができるようになった、ということに過ぎません。

テレビのCMで「転職サイトへの登録はキャリアの健康診断みたいなもの」というキャッチコピーを使ったものがありますが、転職サイトを使うかどうかはともかく、自分のキャリアを見直す時期でもあります。

ここでオススメしたいのが、社外に出てみるということです。

社外に出るとは、社外のコミュニティに入って自分は何ができるか試してみるということです。

全く違う職種や価値観を持った人たちとの交流は、会社にいるのとは別世界です。

自分が持つ能力を知ったり、逆に井の中の蛙であることを知らされたり、大きな刺激を受けられます。

エンジニアから離れようと思ったあの頃

僕はアラフォーになろうかとしていたころ、このままでいいか？ということを思いました。

このままでいいか？とは、エンジニアの中にいて仕事することだけで良いかと不安になったのです。

エンジニアの仕事として僕が気に入っていたことは、いくつかをひもとくと次のようなことです。

• スーツなど着る必要はなく、服装が自由でいい。
• 面倒だと思うことはあったけれど、基本的にはメールや文書ベースで仕事が進んでいく。
• 顧客と直接会う必要はなく、営業や企画の人から聞いた要求に基づいてサービスを開発したり改善すればいい。

もちろん、納期が迫って死ぬほど忙しいときもあるし、営業の人のように大きな商談をまとめ大きく利益を出せば、後はそこそこ楽に過ごしているのをうらやましく思ったことも事実。

エンジニアとして、人ではなくシステムを相手にしていると、仕事の多くがシステムという仕様という厳格なものに従った完全なものを作り上げることになります。

そのプロセスはというと開発工程にしたがって進め、工数や進捗の管理・バグ数など品質を測るなど数値的なもので管理することがほとんどの毎日です。

その仕事に、人の温かみは感じず、僕には血の通ったものとは思えない状況が毎日続いていました。

このままエンジニアの世界にいたのでは僕の考え方は血が通わなくなる！

という不安にさらされました。

そう思ったときから、どうやってその世界に出ようかと考え始めました

エンジニアの力を生かせる道を見つけた

外部に出るといっても、どういう世界に行けばいいのかなかなか見当が付きませんでした。

そんな時に目にしたのがファイナンシャルプランナーという資格。

ファイナンシャルプランナーは、相続や保険・年金といった知識が必要になりますが、ライフプランを作成する際には毎年の収支などを積み上げて将来予測をする必要があります。

「ライフプランを作る」、ここにはエンジニアの技量が使えるのではないか？

なんとなくそう思ってファイナンシャルプランナーの道を選ぶことにしました。

それから一念発起、ファイナンシャルプランナーの資格を目指して勉強する日々となりました。

どのくらいの時間をかけたか今となっては記憶がありませんが、無事AFPの資格を取得するに至りました。

それからはその資格を生かせるようになるにはどこに行けばいいかを模索し、身近なところにあったスタディグループに参加することにしました。

これが自分にとっては大きな転機となりました。

FPのスタディグループで自分の役割を発見！

ファイナンシャプランナーの集まりであるスタディグループに行ってみると、僕とは違う経歴の人ばかり。

保険業界の人や社労士・司法書士として働いている人、税理士などその道のプロばかり。

エンジニアは影も形も見つけられません。

その中で一体僕はどんな役割を果たせるのだろう？

しばらく悶々とした時間でしたが、しばらくしてその会で無料の相談会をやろうということになり、そのためにライフプランを作成するためのツールが必要ということになりました。

そのときエクセルのスキルがあった僕に白羽の矢が立ちました。

それまでの間に、社労士や税理士といってもほとんどITスキルがないことは十分把握していましたし、僕以外にできる人はいないことはほぼ自明でした。

よし、これは俺の出番だ！と張り切りました。

エンジニアのITスキルは世の中がうらやむくらい高い

エクセルでライフプランを作ったことは成功しましたが、こういうことを通じて感じていることは、エンジニアが持っているITスキルは世の中から見れば驚くほど高いということです。

世の中を見渡せばメール送受信の設定すら四苦八苦する人がたくさんいます。

もちろん会社の中にもたくさんいますが、運営チームから自社の環境に準拠した懇切丁寧なマニュアルが配布されたり、必要なら人的支援も得られるので多くの人はすぐにメールの送受信ができます。

ところが、一般の人たちとなるとメールサービスはそれぞれ違うし、使うPCもメールクライアントも異なるのでなかなかできないわけです。

そんなこんなでエクセルでいろんなことを実現していくと、人はとても驚きます。

ですので、エンジニアが持つIT力には自信を持った方がいいです。

ただし、気をつけないといけないのは「生半可な理解ではダメ」ということです。

会社で使っているPCやメールソフトならわかるけど、そうじゃないPCだとわからないとかでは役に立てません。

また、専門用語を使わないわかりやすい説明が求められます。

そういった点は注意する必要がありますが、エンジニアのITスキルの高さは世の中から見れば驚きものです。

そういった自信を持って外に出てみましょう。

叱られた後が大事

仕事をしていれば誰もが上司から叱責されたり、良くないと指摘を受けることはあるでしょう。

時には「なんでそんなことを言われなければならないのか？」と納得がいかないこともあると思いますが、上司も周りも次のあなたの行動を見ています。

そのときはすぐに納得できなくても、心を落ち着かせて考えてみることが必要です。

上司はなぜそういうことを言ったのだろうか？

何ができていなかったのだろうか？

そして、次に同じような指摘を受けないように準備することが必要になります。

同じミスをすれば「この前も言ったよね？」という言われたくない一言が飛んできます。

そのような言葉を言われなくても、上司は「またか」と思うに違いありません。

そういう感情を持たせてしまったら、次の仕事が回ってこないなどデメリットがあります。

叱られたら素直に反省して次には改善した自分を見せる、そうやって自分を成長させましょう。

バイトでの失敗が原点

僕がまだ大学生だった頃、居酒屋でバイトしていました。

忙しいさなか、コーラの注文が入りいつものようにコーラの栓を抜いたところ、シュッとコーラが飛び出して近くのテーブルの女性のスカートに少しかかってしまいました。

すみません！とすぐに謝ったものの、初めてのミスで恥ずかしいし、焦って十分に対応もできないままやり過ごしてしまいました。

その夜、仕事が終わった後、店長にみんなの前で叱責されました。

コーラがかかったのに十分に謝らなかった僕のせいで、会計時に同伴の男性が店長に詰め寄って文句を言ったとのことでした。

そうなってしまった未熟さにすごく反省しましたし、次は気をつけなきゃと思っていました。

そういうときに限って似たようなことが起こるのは不思議です。

数日後、僕が料理をこぼしてお客様にかかる事態が起きてしまったのです。

今度はどうだ？？といわんばかりの周りの目が気になりながらも、僕は必死でお詫びしおしぼりを出してきれいになるように対処しました。

十分できたとは言えないかもしれませんが、とにかくお客様に不満を持たれぬようにと必死でした。

結論を先に言ってよ

何かの報告をしようとしたとき、まず結論を言いなさいというのはビジネススキルのひとつとして言われることです。

まだそれが大事だと認識していなかったときに、上司の報告しているとき、報告の要点を伝えきれなかった上司はしびれを切らして「まず結論を言って」と言われてしまいました。

「はい･･･」とは言ったもののしどろもどろ。

自分が上司に伝えたいことを整理せずに話に行ったことが問題でした。

「結論を先に」と言われて何を伝えたいのかそれから考え始めたことからしどろもどろになってしまったのでした。

上司は忙しいし、要点を得ない部下の話をのんびり聞いている暇などありません。

部下としては、いかに要点を整理し短時間で話を伝え、判断してもらう必要があります。

この上司の一言以降、いかに簡潔に伝えるか、そのためにまず話の要点を先に言います。

「△△の件の○○対応について判断をしてほしい」

そうすると、「今は時間がないから後で」とか「君の判断に任せるよ」などという回答が返ってきます。

非常に簡潔に話が終わるので双方ハッピーです。

失敗を生かすと成長につながる

みんな失敗しては学んでいます。仕事だけではありませんね。

僕も恥ずかしくなるような失敗は多々ありますが、その失敗を次につなげることは大事です。

• 飲み会などで、以前話した内容をまた話すことがあったので、飲み会が終わってなるべく早くメモに残すことにした。同時に次の飲み会の前に見直すことにした。
• 衝動買いして後悔し、以降は買いたいと思ってから1ヶ月気持ちが続いたら買うことにした。
• 投資した株が値下がりして塩漬けになったので、基準を決めてそれより下がったら機械的に売ることにした。

そんなことを何度も繰り返すうちに少しずつミスが減ってきます。

年を取って経験を積むということはそういうことなのだと思います。

自分の中で何度か「やってしまった」と思うことが繰り返されたり、同じ人から複数回あるいは何人かから似たような指摘を受けている事柄があれば、ぜひ直したいものです。

• いつも遅れてくる
• 話が長い
• 同じことを言っている
• ムダ遣いが多い

などなど、そういう指摘を受けたことに感謝して直していける人になれば、どんどん成長せいていけます。

会社には助けてくれる仲間がいることを忘れず

仕事で追い込まれてしんどくなることは誰しもあると思います。

難しいのは、それが「自分の能力が足りないせいなのか」それとも「能力を超えた過度な仕事なのか？」を判断することです。

しかし、自分では判断できないことが多いです。

周りを見ると「みんなそつなくやっている」ように見えます。

だとすると、「自分で解決すべきだ」という思いにもなりますし、うまくいかないのは「自分の能力が足りないせいではないか」と思いたくなります。

でも、一つ一つ仕事の場面は違いますし、求められるものも違います。自分のスキルや経験も同じではありません。

仮に同様のことを誰かがやっていたとしても、自分ができるかどうかは別の話です。

しんどいとき、自分だけで何とかしようとがんばってはいけません。

まずは相談する

自分が思ったように仕事が進まないとき、それが自分の能力不足の問題ではないかと思ったとしても、まずは上司に相談しましょう。

現状はこうで、ここまでやってみたけれどもこの先が進んでいない

というようなことをまずは上司に相談しましょう。

仕事は一人で抱え込むものではないし、一人でがんばって結果的に納期に間に合わなかったり、全体として目標が未達で終わったりするわけです。

その状態をマネージャは回避したいわけですから、できていない（遅れている）ことに対して何らかの対策をするはずです。

ですから、まずは相談することが大事になります。

一人で抱え込みチーム全体の遅れにつながってはならない

僕も若い頃は仕事の遅れを口に出せずに、何とか回復できるようがんばろうとしたものでした。

「これまでサボっていたから、ちゃんとがんばって解決する！」というのならそれで問題はありません。

別の仕事に費やしていた時間をやめて、遅れている仕事に専念すればいいでしょう。

でも、ちゃんとやっているのに追いつかないとか、自分が持っているスキル以上のものを求められるときがあります。

そういうときに、一人で抱え込んでがんばってしまってはいけません。

なぜかと言えば、それによって作業の遅れの発覚が遅くなり挽回のチャンスを失ってしまうからです。

特にチームで仕事をしているとき、複数人でアプリケーションの開発していることなどは一例ですが、一人の遅れは大きな致命傷となることがあります。

問題の発覚が早ければ挽回もできますが、遅れるほど挽回は難しくなります。

遅れている、できていない、その状況を正しく伝えて上司に対応を相談しましょう。

相談や援助を依頼するのは甘えではない

遅れていることを相談して、誰かの手助けを得ることになると、助かった気持ちもありますが、同時に情けない気持ちになるのも事実です。

「甘えてないで自分でやれよ」

という声も聞こえてくるかもしれません。

しかい、小さな火（小さな遅れ）を消火しようとして消火できず、大きな火事になることは避けたいものです。

大きくなればなるほど、消火に大勢の人が必要になります。

いかに小さいうちに消すかが大事です。

そのためにも、自分の力量を超えているなら素直に「助けてほしい」ということを言えることが大事になります。

そのプロジェクトの成功が一番大事なわけですので、そのために支援を依頼するのは問題ありません。

仮にあなたの実力不足で支援が必要だったとしても、その実力を高めるのはそのプロジェクトが終わってからやりましょう。

遅れを相談するのは自分のできの悪さをさらすようでいやな気持ちは重々わかりますが、目の前のプロジェクトがうまくいくことをまずは考えてください。

身の程を知りスキルアップする

支援を受けたら、まずはその支援に感謝して自分のできることを精一杯やりましょう。

そして、自分に足りなかったものは何なのか原因を見極め、自分に足りないスキルをどうやって身につけるか考えましょう。

スキルは簡単には身につきません。

助けてくれた同僚や先輩が何年間かかけて身につけていたスキルを、今度はあなたが身につけて次は問題を起こさないようにすることが必要です。

かつて僕がプロジェクトマネージャとして失敗して、プロマネとしての基礎がないことを思い知らされたときがありました。

そのあとプロジェクトマネジメントを学び、少しずつプロジェクトを成功させられるようになりました。

誰もが最初からできるわけじゃありません。

できないところがあっても、それを学び次に生かすことが大事ですね。

次の段落の画像を入れる

今年はこうしよう！を明確に書き出す

年の初めには「今年こそは○○を実現しよう！」と意気込むこともあるでしょう。

ところが、年初のそんな思いは続かず、気づけば年末になって新しい年を越している、ということも多いはず。

僕も人のことは言えず、三日坊主どころか「心に思っただけで1ミリも動いてなかった」というようなことも以前多くありました。

なぜ思いが継続しないかといえば、その目標を思い返していないから。

適宜振り返り、できていないなら、実現のために1歩を踏み出すしかありません。

会社の目標だって同じでしょう。

「今期の目標は･･･」と上司と約束したものの、ちゃんと思い返して実施していなければ、評価の時期が迫って改めて見直して青くなる･･･

目標を立てたら、しっかりと文章化して適宜振り返るようにする

当たり前のことのように思えますが、これをやることが進まない問題を解消する方法です。

目標を紙に書こう！

今年はこれを実現する！と決めたら、紙に書きましょう。

そのために有効なことは、日々目に付くところに書くことです。

良くある手としては、自分の部屋や机の前に張り出すことでしょう。

僕は人に見られるのが恥ずかしいタイプなので、自分の手帳かスマホに書きます。

ただ、常に見る・振り返ることができる場所に書くことが大事です。

その方法としていくつかあります。

• システム手帳の毎週もしくは毎月のToDoに記載する
• パソコンやスマホのデスクトップメモアプリに書いておく
• システム手帳もどきのスマホアプリに目標を設定する

フランクリン・プランナーを使う

フランクリン・プランナーは紙の手帳ですが、7つの習慣をベースにしたものです。

以前愛用していましたが、全面的にデジタル化（アプリに移行）したため、今は使っていません。しかし、アプリに切り替えても基本的な考え方はフランクリン・プランナーをベースにしています。

フランクリン・プランナー自体はここでは詳説しませんが、年間の目標を立てて見やすいところに書き、常に見返すことができるように作られています。

具体的なアクションとしてToDoに落とした場合も、次の週や月にもう一度書き引き継いでいきます。

そうすることで忘れたり放置するのを防ぐことができます。

僕は毎月ToDoを手書きで書いていましたが、手書きで書くことでもう一度思い返すことができますし、できていない項目を具体的に週のToDoに細分化していくことでやる気を出すようにしていました。

この考え方はデジタルになっても変わっていません。

システム手帳で理想の人生計画を立て、実現するフランクリン・プランナー｜フランクリン・プランナー

PCやスマホのデスクトップのメモに書く

ついつい忘れがちな年間目標を、PCとスマホで共有できるデスクトップメモの書くのも割と有効です。

Mac/iOS/Windowsで利用することができる、ポコメモを僕は利用しています。

ポコソフト|埼玉県春日部市・越谷市スマホアプリ開発

デスクトップに出しておくこともできますし、iPhoneではウィジェットとして登録できいつでも見ることができます。

ウィジェットだと、スケジュールや天気を確認したついでなど何気ないときに気がつく、それがいいのです。

手帳を開いたときに見るのと同じような感じで、定期的に見ることもありますし、何かの拍子に気づいて見直すことができます。

シンプルなアプリですが、本当に役に立ちます。

モレスキン「Journey」アプリ

最後に僕が今一番頼りにしている目標振り返りツールは、手帳のモレスキンが出しているアプリ「Journey」です。

Moleskine Journey

このアプリは、カレンダーやToDo管理、日記などが組み合わさったアプリですが、僕は年と月の計画管理にだけ使っています。

「今年の抱負」と「月別の目標」というテンプレートが用意されており、これを利用すると毎日のページに現れるので、忘れることなく確認できます。

また、これらはToDoのようにチェックボックス付きで扱ってくれますので、完了するとチェックボックスに✓を入れて完了にすることができます。

「月別の目標」は月が新しくなるとチェックボックスのチェックがすべてクリアされますので、毎月繰り返す作業にはとても良いです。

「今年の抱負」については1年間保持されますので、完了項目のチェックは1年間保持されます。

僕はこのアプリを毎日開くことで年間目標の管理をしています。

※モレスキンは手帳メーカーと思いきや、このような手帳のデジタルするアプリの提供にも力を入れています。通常のスケジュール管理・ToDo管理・日記帳と似た機能はありますが、それより自在に自分の手帳をカスタマイズできる感じが好きです。

まとめ

詰まるところ、目標とはそれなりの頻度で見返すことをしなければ実現はしません。

頭の中に入っていて自分で思い返すことができる人はいいですが、そうでなければいろいろツールを利用し、目標を見直し進捗を振り返る時間を持ちましょう。

もちろん、見返したから実行できるわけではありませんし、実際に必要なのは「実行力」に違いありません。

しかし、実行力を発揮する前に「忘れてた！チーン」とならないようにしたいものです。

お客様の困りごとを聞き出す重要性

エンジニアが最終的に実現すべきことは、お客様の困りごとを解決することです。

そのためには、お客様の困りごとをしっかり把握することが非常に重要になります。

これができていないと、作るシステムがお客様の要望に添ったものにならない可能性が高いからです。

ところが意外と、お客様の困りごとは見えていないケースがあります。

お客様からこういうことを実現して欲しという要求は出てくるので、お客様が実現したいことはわかるのですが、その裏にどういう困りごとがあるのか意外と知らないことが多いものです。

どうしたら困りごとを聞き出すことができるのか、いくつも言われることがありますが、ここでは2つのポイントに絞って行きたいと思います。

相づちを打ったり同意して相手に話させる

お客様との会話ですので、片方が一方的に話す状況はよくありません。

困りごとを効く段階では特に、8割方お客様に話をしてもらうくらいのつもりで向き合う必要があります。

そのためには、お客様の困りごとをとことん聞き出す、そういう姿勢で臨みましょう。

お客さんが「こういうことに困っているんだよね」と言い出したとき、それは把握のための第1歩になりますが、そこからいろいろな話しを深掘りして聞いていくことが欠かせません。

そのためには、「そうですか」「なるほど」、時に「おっしゃるとおりですね」というようなフィードバックを返しながら、相手に「うちはこんなことに困っているだよね」と話しさせることが大事です。

人は自分の悩みを理解してくれない人にはあまり話しをしません。

皆さんもそうですよね？「野球のあのチームを応援しているんだ」などとうれしそうに話されても、自分が興味なければそれは相手にも伝わり相手はその話をしなくなります。

それと同じで、自分の困りごとを「ふんふん」と興味を持って聞いてくれる人にはいろいろと話しをしてくれます。

相手が気持ちよく話せるようにする、そういう風に話をしていきましょう。

質問を混ぜる

聞くことはとても大事ですが、ある程度話しが見えてくると、今度は疑問も沸いてきます。

これってどうなっているのかな？

どうしてこういうことをしないのかな？

などなどもっと深く知るための疑問が出てきたらそれを少しずつぶつけていきます。

そうすると、より一層詳しく説明してくれるきっかけになります。

例えば趣味の話しでも「そのテクニックってかなり難しいですよね？どうやって習得したんですか？」などと聞けば、「それはな･･･」と得意満面で話してくれることになります。

困りごとも同じで、相手が「よくぞ聞いてくれた！」と身を乗り出すような質問ができると、話しはさらに深まって行きます。

そうやって、少しずつ核心に迫っていきます。

もちろん、その中には取り組もうとしていることと直接関係のない話題も出てくるかもしれませんが、そういった話題もどこかでつながる可能性が出てきますから不思議です。

そんな一見関係なさそうな話しも聞いておいて損はないのです。

解決方法を話すな

僕たちエンジニアは困りごとを解決するのが仕事なので、お客様の困りごとを聞きながらも解決策まで考えてしまっていることが少なくありません。

ついつい「その課題にはこういう方法があります」などと言いたくなる気持ちはあるのですが、それをグッと抑える必要があります。

ある程度話しが進んでくると、解決方法の提案も入れてどういう対策がいいのかを絞り込んでいく必要はあるのですが、あまり早い段階での解決方法を例示していくのはうまくありません。

なぜなら、解決策の話しをすると、困りごとの話しが中断してしまって、最後まで聞けていないこともあるからです。

お客様も話したいことがあるのに中断された印象を受けることもあります。

また、困りごとの全容を理解しないうちに解決策を考えると、解決方法が適切ではない可能性がありますし、その考え方に引っ張られてしまう懸念もあります。

この段階はお客様の困りごとをしっかり聞き取る、それに集中しましょう。

困りごとを整理する

そうやって困りごとの話しを聞いていくのですが、すべての話しが一気に出てくることはありません。

聞いた話を整理しながら、新しい質問を出していく、そしてまた情報をアップデートして整理していく、その繰り返しです。

最終的にはお客様の困りごとが解決しているということが実現したいことですから、解決したい困りごとを明確にすることは欠かせません。

困りごとが明確になるとそれでいいかと言えば、そこから今回解決したい「要求」にまとめていく必要があります。

困りごとが多く多岐に渡れば、それをすべて一度に解決することはできないかもしれません。

そこで、今回実現する要求を明確にするというステップに進みます。

聞き方のまとめ

困りごとを聞き出す段階での聞き方をまとめると、

1. 同意や質問など適度なフィードバックを返す
2. 自分の判断を加えない

ということが大事になります。

相手に気持ちよく「困りごと」を話してもらう、それに徹して聞き役に回るということですね。

家族や知人の困りごとは学びのチャンス

家族がスマホのことで困っている、あるいは知人がネットのことで悩んでいる、などのことを聞きつけたら、なるべく問題を解決できるように協力しましょう。

協力するといっても、そういった問題に対処する中で、自分の知見にプラスになることが多いので、やって損することはありません。その上、解決すれば感謝もされます。

人が抱える問題は、自分が知っている環境とは条件が同じではないので、簡単に解決することばかりではありません。

ネットワークの問題だとしても、使っているプロバイダが違う、Wi-Fiルーターが違う、部屋の構造が違う、ルーターを置ける場所が限定される、使っている人数が違うなどなど、条件はさまざまです。

僕が体験した一例などを参考に、どうして人の手伝いが役人立つのか参考にしてください。

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Netflixのアカウント共有に制限ができた

今ちまたで話題になっている問題（？）として、Netflixがアカウントの共有は同居の人のみ、という制限を全面的に導入したということがあります。

これまでは、家族間や友人間でアカウントを共有し、契約しているプランで認められている上限数の範囲内なら、違う場所にいながらそれぞれNetflixを見ることができました。

ところが、そういったアカウント共有は認められないとなった訳です。

そうするとNetflixが見られなくなってがっかりしていると知人から聞いたので、何とか方法はないのか？と調べることにしました。あくまで合法的なものです。

その結果、テレビやFireTVのようにテレビに接続して使うものは同じ家の中で同じWi-Fiにつながるなどしていないと使えないようになる制限がかかり、スマホのように持ち出すものが前提のものは制限はかけないとわかりました。

これらはNetflixのサイトに説明があります。

なるほどそういう制限があるのなら、同じ家にいない人はスマホで見るしかないね、ということになりますが、大画面のテレビで見たい！という欲求は消せません（笑）

スマホで見られるならスマホからテレビに出力する方法はないか？などと調べていきます。

そうすると、スマホからHDMIケーブルで接続してテレビに映すことやクロームキャストを使って投影するなど、Netflixの制限の中で許容されている方法が見つかりました。

それを知人に伝えたところ、とても喜ばれました。

YouTubeが見られなくなったと泣きつかれた

僕の義母はテレビでYouTubeを毎日見ているのですが、あるときYouTubeが見られないと電話で相談されました。

まず疑うのはネットに接続できているのか？ということになります。

テレビはネットにつながっていなくても見られるので、スマホでWi-Fiに接続してもらい、ネット接続が必要な画面を開いてもらいます。

使っているのはiPhoneだったので、AppStoreを開いてもらいました。

ブラウザで画面を開く方法もありますし、設定を開いてWi-Fiの接続状況を見る手もあるのですが、僕はAppStoreは誰でも最も簡単にネット接続しているかを知る手段と考えています。

そしたらAppStoreが開けません。

それならインターネットにつながっていないということなので、Wi-Fiルーターかそもそもインターネット接続ができなくなっている可能性があります。

Wi-Fiルーターの再起動などを試しましたが、一向に効果がありません。

そうなるともしかすると、宅内ではなくマンション内、もしくはプロバイダの問題では？？と疑われます。

それでプロバイダに障害が起きているか調べてみるとそんな情報はないし、マンションに同様の問題がある家は報告されていないとのこと。

であれば、宅内しかない。

Wi-Fiルーターは僕が設置して昨日まで何年も問題なく動いていたわけですから、それを疑う余地はなかったのですが、ここまで調べるとWi-Fiルーターが最も疑わしくなります。

まさかと思いながらも、プロバイダの端末とWi-Fiルーターの写真を撮って送ってもらいました。

そしたら、ビンゴ！

プロバイダの端末からWi-Fiルーターに入れるLANケーブルの挿入口が間違っているじゃありませんか。

僕が設置してこの前まで動いていたのにどうして？？と思ったら、義母曰く

「掃除したときに外して、適当に戻した。どこでもいいんじゃないの？」だと。

LANの挿入口を修正して、無事ネットに接続できましたが、自分のせいでこうなったとわかり義母は納得していました。

iPhoneの電話が鳴らない

ある人からiPhoneのLINE電話で、相手の声が聞こえないと連絡あり。

自分がしゃべっている声は相手に聞こえるのに、相手の声が聞こえないとのこと。

なかなか珍しいこともあるもんだと思って、音量とかの問題じゃないかと調べていたが問題はない。

僕がLINEで電話しても確かに聞こえていなさそうだった。

他に音楽もかけてもらったが、音楽も聞こえなかった。

電話を切って、一旦頭を冷やすことにした。

どんなことが考えられるか考えていたが、iPhoneの音が鳴らないって「ヘッドフォンなどに音が飛んでいるのではないか？」とひらめいた。

改めて聞いてみると、最近補聴器を付けて、iPhoneの音を聴いているとのこと。

「それだ！」

iPhoneの音が補聴器に飛んでいるんだ。

通常なら補聴器をオフにした段階でiPhoneとの接続は切れてiPhoneの音が鳴るはずだが、補聴器の電源を確実に切れていなかったので、接続状態が維持されたままだったのだ。

iPhoneの上部には外部のヘッドフォンなどに接続するとそれを示すアイコンが表示されるのだが、よく見ていないとそういうことに気づかないんですね。

こちらも電話だけで解決！

人のIT課題を解決することで学びは多い

こんなバカみたいな事例ですが、こういうことを経験すると、どういう順番で何を調べて問題の原因を絞り込んでいくか、ということを考える訓練になります。

加えて、原因を突き止める想像力が働くようになります。

自分がIT専門家として当たり前にわかっていることなど、意外と人は知らないものです。

こういうトラブル対応を繰り返す中で、自分で試して確認することで確実な知識が身についていきます。

小さな経験値の積み重ねは、仕事でも役に立つことは多いものです。

身近な困りごにぜひ首を突っ込んでみましょう。

サブスクの価値

サブスクリプション（以下サブスク）のサービスはどんどん増えています。

アプリの世界でも、買い切りだったアプリケーションがサブスクに切り替わるものも増えています。

使用者側からいえば、「結局値上げじゃないか？」と不満に思う気持ちも少なくないと思います。

オープンソースや個人開発のツールなど、無料で使えるアプリも少なくないことから、サブスクで将来にもわたって金額を支払っていくことに不安を感じる面はあるでしょう。

僕自身はサブスクというサービス形態が登場する以前から長年アプリを利用していますし、以前は課金する仕組みを作るハードルが高かったことから、あまり有償のアプリは多くなかったと思います。

ところが、無償で提供されているアプリは、しばらくすると開発が止まってしまい、利用することができなくなるものが少なくありません。

そこで僕は気に入っているアプリは、有償プランに加入するようにしています。

それによって、そのアプリが今後も長く開発体制を維持できて、機能拡張したり新しいOSに対応したりしてくれると期待できると考えています。

アプリは無償か無償で試せるものがほとんど

アプリを利用する際、いきなり購入したりサブスクするケースは多くないと思います。

AppStoreなどで値段が付いているアプリもありますが、そういうものは別途Lite版とかフリー版が用意されていて、試用できるものが多いと思います。

そういう意味で、まずは無償で使い始めることができる、というものがほとんどだと思います。

試してみないない限り、課金するかどうかの判断は付きませんし、仮に1ヶ月だけだとしてもサブスクして、お金を払ってすぐに「自分の用途に合わないものだった」と思えばもったいないと思うでしょう。

まずは機能をざっと調べて、自分の期待に合うものか調べることになります。

有償の価値の見極め方

アプリを試用した結果、役に立たないなと思えばそれ以上の利用はしないので、割と判断は簡単です。

ところが、「これは使えそうだ」とか「使っていきたい」と思ったときに、無償で使える期間は2週間だけと制限されていたり、無料のうちは利用できる扱える機能やデータ量が少なかったりといった機能制限がかけられているものもあります。

良いアプリなのに無償で使える制限がきつめの場合、「残念」と思うこともあるのですが、制限の中でどれだけ使い込んで有用と判断するかということが大事になります。

また、制限を解除することが機能的に自分の要求を満たすかという観点も大事なります。

有償でなければ使えないからといってすぐに利用を諦めてしまうのではなく、自分にとってどのくらい必要かということや、他に代替ソフトがあるかということも大事なことですね。

代わりになるアプリはあるか？

有償ということにあまり価値を見いだせないとすると、そのような種類のアプリは自分にとって必要なのか、必要ならば他に選択肢はあるのか？ということを考えます。

ところが、他に代わりになるアプリはあるか？と調べて、探し出すのは実はかなり大変です。

App StoreやMac App Store、あるいはGoogle PlayやMicrosoft Storeなどでキーワードを入れて類似のアプリを探すこともやりますが、なかなか思ったようなアプリを見つけることは難しいし、時間もかかります。

ネットで検索してもアプリの種類によってはいいものが見つからないものもあれば、逆にたくさん種類がありすぎてどれを選ぶかは悩ましい状態になります。

カレンダー系や、テキストエディタ、ToDo管理など仕事上有益なものは実はたくさんありすぎて選択に困ります。

選択の基準を持つ

アプリの絞り込みをするためにも、ある程度の基準を持っておくことは大事と思います。

僕がアプリを選択する際、まずフィルターをかけているのが次のことです。

• iPhoneやiPadだけでなく、Macでも使える　※Mac専用のアプリであること
• アップルのデバイス間でデータが同期できる
• 同期方式がiCloudである

今や複数のデバイスで使って同期させるような使い方は当たり前だと思います。

いつも手近にあるiPhoneを使うことは多くても、画面が小さかったりMacのキーボードで打つ方が速いですし、机から離れたところではiPadをメインに使ったりもしていますので、複数のデバイスで使えるメリットは僕には必須です。

そういった使い分けをするためにも、3つのデバイスで使え、かつデータが同期するものを選びます。

その際、iCloudに対応しているものを選ぶ理由としては、データの安全性を心配しているからです。その理由は･･･

iCloud対応のメリット

データを保管する方式としては、僕はiCloud対応を第一に考えています。

各アプリが独自に作ったデータ保管や同期方式の場合、そのアプリの開発会社（または個人）がデータベースなどを作ってデータの保管庫を用意します。

ところが、iCloudはその仕組みをアップルが提供しているので、データはアップルが管理しているiCloud内の自分の保管庫に入ります。

アプリごとにデータ管理が異なるより、アップルの仕組みでデータを管理できる方がいい、それが僕の基準となっています。

これによって、僕はデータ保管をどうしているのか調べる手間を省きます。

心配な場合は、アプリごとに違う「利用規約」や「プライバシーポリシー」などを読だり、FAQを調べたりしてデータをどのように管理しているか調べるときもあります。

なので、iCloudだとそういう心配が不要で話しが簡単です。

とはいえ忘れてはならないのは、iCloudを利用することでiCloudの容量を消費するので、データが増えてきて無料で保管できる5GBを超えてしまった場合は、iCloudの有料プランに加入しないと容量が足りなくなります。

そういうことはあるのですが、どこか知らないところにデータが保管されているより、アップルの管理下にあるストレージに保管されているなら、その方がいいという考え方です。

データ保管の問題は後で考えると面倒なので、アプリを使い始める前に考えておきたいところです。

有償プランの価値

アプリが無料で使えたらいいね、ということは誰しもが思うことだと思います。

ただ、オープンソースや個人開発で無償提供しているアプリなど、永遠に無償で提供することはできません。

僕の経験でもオープンソースのように世界中の開発者が関わって作っていたものも、いつか立ちゆかなくなり開発自体が止まって使えないものになっていることも少なくありません。

その点では、少なくとも僕は個人開発で無償のツールは極力使わないようにしています。

アプリが使えなくなった時点で、それまで蓄積されたデータは取り出すこともできなくなってしまい、失われたも同然だからです。

特にiOSのアプリなどでは、新OSに対応しないとアプリの起動すらしない場合もあります。

そうしたらデータを見ることもできません。

永遠に新しいOSへの対応をしていくことは開発者にとって負担が小さくないので、無償にするために個人の努力に支えられているものはいずれアプリの提供が止まってしまうリスクがあります。

無償じゃなくても、少額の料金で購入したアプリも数年で開発自体が止まるケースも経験しています。

その意味で、僕はサブスクにしてお金を得て開発を長く続けてほしい、そういう希望を持っています。

※サブスクしているから開発が止まらないということを言い切ることもできません。

皆さんはいかがでしょうか？