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メールサーバーの容量は無限ではない

クラウド時代なので、サーバーの容量は無限にあると感じている人も少なくないと思います。

僕自身、ほとんどのメールをGmailに転送や受信できるようにして使っているため、ついつい容量が無限ではないかと思いがちになりますが、Gmailでは15GBという上限があります。

Gmailを利用しようが、マイクロソフトを利用しようが上限があることに変わりはありません。

知人某会社社長がやたらめったら巨大なプレゼン資料を作り、1回の送付で何10MBのファイルを添付しては送ります。

その結果、サーバーの容量を圧迫しており、適時ローカルに移す作業が必要だと説明しています。

昔ならpopで接続してすべてのメールを1つの端末にダウンロードするので問題は起きませんでしたが、スマホの利用が進み、またクラウドサービスが充実したことでimap方式で接続することになり、メールはダウンロードせずにサーバーに残る形式なりました。

その結果サーバーの容量を圧迫する事態になっています。

無駄にメール添付で送らない配慮を

メールサービスはメールを転送するのがメインの役割で、保管機能は送信先のメールをメールクライアントで受信するまでのしばらく保持するのがその機能です。

クラウド時代になって、データの容量を気にする必要がないかもしれませんが、不用意に大きなデータを添付して送ったり、それを不必要な相手にまでccで送ったりと、データ容量を無駄に使用します。

もし、一過性のデータをメールに添付して送ってしまったら、不必要な人は一人ずつそのメールを消す必要に迫られてしまいます。

メールの整理というのもビジネスパーソンの大事な仕事ではありますが、容量不足になって大きな添付ファイルを探して必要可否を判断しながら消す作業はなかなかばかばかしい作業です。

送る方は、一時的なら期間限定でその後勝手に消えるストレージを利用して送るなど、配慮が必要でしょう。

特に大人数に送らなければならないケースなどは注意したいものです。

メールをローカル保存してサーバーから消す

サーバーにメールがたまり続けると、いずれメールが受信できなくなるときが来ます。

そうなると困るのは自分なので、メールサーバーからメールを削除することになります。

大きな添付ファイルが付いたメールを探しては削除していくことで最初は何とかなりますが、メールの件数が増えてくると、いちいちメールを開いて重要かどうかを判断していくのは本当に骨が折れる作業で、すぐにこの方法では立ちゆかなくなります。

そこで、メールアプリを使って、パソコンのローカルファイルとして保存するようにします。

具体的には、メールのアーカイブ用ファイルをローカルPC上に作り、そこにメールを移動させることで、サーバーから消してくれます。

便利な機能ですが、簡単な反面メールの要否を判定せずに丸ごと残すのでこれも無駄と言えば無駄です。

でも落とし穴もあります。僕も今困っていますが、Outlookを使っていてローカルにどんどんメールを移動させていましたが、あるときからサーバーの容量が減らなくなってしまいました。

ローカルには移しているのに、それと同期してサーバーから消されるはずなのに･･･

原因わからず、サーバーの容量が100%に近づくのを恐れてます。

巨大な添付ファイルを付ける人への対策が課題

上に書いたように、やたら巨大なファイルを平気でメールの添付ファイルにする人がいます。

いかに大容量のメールを送れるとは言え、添付ファイルに何10メガものファイルを添付する人は本当に困ったものです。

そういう人に、オンラインストレージにファイルを入れて、リンクを送るといい、と教えてもなかなかやってくれません。

気持ちはわかります。オンラインストレージに格納して、リンクを取得してメールに張り付ける、かつその後パスワードを別メールで送る必要があります。

これはひと手間どころかふた手間ありますから、大容量のメールを送るたびにやるのは骨が折れます。

オンラインストレージの方から格納した後にメールを送る機能があるものもありますが、メアドの登録をしたりグループを作るなど管理をすることが求められるので、それもまた面倒。

このあたりの画期的なサービスはないので、残念ながらいい解決策はないと思います。

社内用のメールサービスが、添付ファイルを自動的にストレージに入れてリンクに変えてくれるようなサービスもあるようですが、導入は簡単ではなさそうです。

チャットサービスが社内ツールとして市民権はあるものの、対外的なやりとりはいまだにメールが主流ですから、メールのマナーというのは心得ておきたいものです。

ソフトウエアの品質を守る最後の砦はテスト

ソフトウエアをリリースして良いかを判断する重要な指標の一つにテストの結果があります。

テストは開発者と別の人が、仕様書と付きあわせて検査項目を作り、一つ一つ検査していきます。

開発者は自分でプログラミングしているので問題ないはずと思っていますし、またある程度の規模以上では複数人で開発することがほとんどなので、個々の部分には問題がなくても全体で動かすとお問題が起きることもあります。

ですので、第三者がソフトウエアの全体をくまなく検査することが求められます。

テストはソフトウエアの品質を決める最後の砦なのですが、問題はきちんと検査項目をしっかり出し、機能のほとんどをカバーできているか、ということがとても重要になります。

テストは期間の定めもあり、人員の制約もありますので、テストの網羅率を高めた上で効率的に進めていくことが求められる、非常に重要な仕事です。

検査項目は正常系と異常系をカバーする

検査項目を作るとき、仕様書の記述に沿って検査項目を作っていきます。

開発者はプログラムのコードのすべてをカバーできるようにプログラムベースのテストしますが、テストで行う工程ではプログラムがどう作られているかではなく、機能が仕様書通りに動くのかで検査します。

機能的には大きく正常系と異常系に分かれ、正常系とは通常の操作で問題なく動作する場合のことを言います。エラー処理も決まっている場合は、これも正常系に含みます。

例えば、入力画面で入力できない文字を入力したときにはじくようにするのは正常系に分類されます。

異常系とは、正常な動作をしたにもかかわらず起きる場合で、入力がサーバーに通知されたのに保存されていないとか、保存できていないことがわかり別の部分がアラートを出したとか、そういったときの処理になります。

正常系、異常系、どちらもシステムの機能として不可欠です。

両方をカバーしてはじめて検査項目としてできたということが言えます。

異常系のテストが難しい

異常系もテストに必要なのはわかっていても、異常系とはそもそも通常の仕組みの中で起きにくいことなので、なかなか現象を起こせないというジレンマがあります。

そのテストのためには、いかにして異常に近い状態を発生させるか、ということがカギになります。

そのためには開発者の協力が不可欠になる場合もあります。

やりたい異常系の状態にもよりますが、例えば内部的に異常な状態を作り出すわけですね。

なかなかこういうテストは難しく、機能の100%をカバーしていくことは至難の業です。

それでもテストが最後の砦である以上、できる限りカバーしていくことが求められます。

どうしてもテストできないものは、開発者がテストしていることでよしとする場合もあります。

網羅性の高い検査項目を作る

検査項目を出すとき、組み合わせとして多くのことをカバーするのが大切です。

やみくもにたくさんやっても、同じことを検証しているだけということになりかねませんし、いかにテストの網羅性を上げるかということに注力しましょう。

網羅性を上げるためには、組み合わせとして違うパターン作ったり、値として意味の違うものを与えることによって、プログラムの違う経路を確認したりします。

そのためにも、機能仕様を理解して、通常はこういう動作をするが、これこれのときは別の処理をしているなということを理解して、通常と別の処理をしているパターンを分けてテストをするということになります。

その辺の検査項目の組み方は少々熟練する必要があるとは思いますが、既存のテスト項目をみながら学んでいくことが大事でしょう。

テストの効率化を目指す

テストは最後の砦ですが、何でもかんでもテストでカバーすることはできません。

時間は限られますし、テストの人員も必要な分だけ提供されるわけでもありません。

そこで効率的なテストの実施が求められます。

検査項目の順序の組み方次第で、1つの手順で2つ以上の検査を実施できる場合もありますし、組み合わせとして減らせる場合もあります。

テストの順番によって同じことを繰り返す手間を減らせることもあります。

テストの進捗やテストの目的にもよりますが、テスト項目に書かれた通りに順にやるのではなく、効率的な実施方法も考えながらやることも大事です。

情報セキュリティの実務上の注意点

情報セキュリティを語るには僕はそれにふさわしい専門家ではありませんが、それでも今の時代最低限の心得を知っておき自衛する必要があります。

体系的ではないですが、日々の業務を進める上で気をつけたい事例について取り上げようと思います。

• BCCの使い方
• 社外秘の情報をやりとりする場合の添付ファイルの取り扱い
• パスワードの管理
• フィッシング等のメールを見極め方

ひとつずつ説明しますね。

BCCの使い方

BCCとは、メール送信の際に「受信者に誰に送ったかメールアドレスがわからないように送信する」際に利用するものです。

主には、一斉送信をする際に利用します。

社内や社外の人に一斉に同じ内容を送るけれど、誰に送っているかわからないようにする意図があります。

多くの人に一斉に同一のメールを送る場合に、本来知るはずのない人のメールアドレスをメールの送信先として見えるようにしてしまったら、個人情報の漏洩と責められかねないので非常に気をつけたいことです。

一方で、BCCで送ったメールは、送り手にはBCCに記載したメールアドレス宛に送っていますが、受信者は自分のメールアドレスが宛先のどこにも書いてないのに届いた不思議なメールに見えます。

そのため、仮にその人が返信しても送信者だけに届き、全員に届くことはありません。

それを同じ情報が皆に届いているものと誤解してはいけません。

そのためにも、誰に送られているかということに日頃から注意する必要があります。

また、メールソフトはCCとBCCを間違えて指定しても注意機能などはないため、うっかり間違えてBCCの代わりにCCに記載すれば、メールアドレスが全員に見える形となり、いわゆる誤送信問題となります。

BCCは相手にメールを見せずに大勢に一斉に送れる点で便利ですが、一歩間違えるとメール誤送信問題になりかねませんので、慎重に利用しましょう。

社外秘の情報をやりとりする場合の添付ファイルの扱い

社内利用に限定された情報やプロジェクトの関係者だけにファイルを送りたい場合など、よくある方法としてzipファイルにして暗証番号を付ける方法です。

メールに添付ファイルを付けて送り、それとは別にパスワードを相手に連絡するという方法を採ります。

その際できるだけ別の手段でパスワードを送りたいものです。

ファイルを送ったメールへの返信でパスワードを送るのはセキュリティ的には感心しません。

また、別途新たに新規メールを作って送ることはよくやられています。

返信メールよりは良いかもしれませんが、可能であれば別の方法（電話やチャットツールなど）で送るのが良いでしょう。

また、その際使うパスワードは割と簡単なものを使う傾向が強いです。

それは、そのパスワードが一時的なものではなく、その後のやりとりでも使われる可能性があるので、なるべく思い出しやすいものにするという意図があるからです。

電話で伝える場合は割と簡単にしないとそれこそパスワードを伝えることも難しくなります。

悩ましい問題ですが、共有のパスワードは事前に決めておいて、ファイルを送信するときにパスワードをやりとりしなくてすむようにできればいいですね。

パスワードの管理

パスワードをあちこちのサイトで共通に使うなというのはセキュリティ上の基本ですので、必ず守った方がいいでしょう。

そうなると、パスワードを覚えておくことなどすぐに不可能になりますから、パスワードをどうやって安全に管理するか、ということが課題になります。

個人で利用しているなら、PCとスマホで共通に使えるようなアプリを利用するのがひとつの方法です。

BitwardenはPCでもスマホでも使えて非常に便利です。

無料でも使えますし、ファイルを保管できるようにしても年10ドルと非常に安価です。

それ以外にも、OSが標準で持っているメモ帳に記載する方法もあるでしょう。

ただ、パスワード管理ツールはパスワードを生成する機能を持っているものも多いので、重複しないパスワードを生成するには便利です。

パスワードを入力する場合、ほとんどコピペでできることが多いので、複雑なパスワードでも困ることはありません。

※まれにコピペできずに手打ちしなければならない場合があって、困ることはあります。

会社で使う場合は、スマホと同期する必要性がなかったり、したくてもセキュリティ上許されていない場合も多いので、基本的にはPC上だけで管理するものになると思います。

フィッシング等のメールを見極める

「ログインに失敗しました」「サービスが停止します。今すぐ更新を」などというメールを見て、ついリンクをクリックしてログインをしてしまうことがあるかもしれません。

メールでそういった連絡が来る場合、多くはフィッシングメールだったりするので気をつける必要があります。

フィッシングメールは実在するサービスに似せていますが、全くの別物でログインIDとパスワードが取得されてしまいます。

フィッシングメールの見分け方は、よく言われているものですが次のことが有効です。

• 送信者を確認する

ドメインなどがその企業のものかどうかを見ることが基本になります。

• リンク先を確認する

「ここをクリック」などのボタンやリンクがどこに飛んでいるかを確認します。

飛び先がやはり企業のドメインでは内などが見分けるポイントです。

• 言葉遣いの不自然さ

幸い日本語は難しく、翻訳ツールなどを利用して書いたメールでは所々おかしな文章になっていることがあります。

最近は翻訳の精度も上がっていますが、それでもおかしな箇所は見つけられますのでちょっとおかしいと思ったら疑うことが大事です。

一旦パスワードを取られると、その後の対応は面倒くさいの一言です。

あちこちのパスワードを変えないといけないし、その前にログインされて変更されてしまったら、目も当てられなくなります。

メール上の煽る言葉にだまされないようにしたいものです。

チャットは楽だが正しく伝わらない

昔から、電子メールは便利でいいけれど、ニュアンスが伝わらないとか、細かい話を伝えることより直接の対話の方が早いというのはよく言われることです。

テキスト（文章）で正確に相手に伝えるのは難しいです。

「○○してください」と書いたときに、どんなトーンで言っているのかなかなか伝わりません。

そのために、顔文字を付けたりする努力が必要になることもあります。

書いた方はやさしく言っているつもりでも、聞いた方はそうは捉えられないことも多いのです。

もちろん、口で伝えるのも同じで一度で正しく思いが伝わることはないですが、文章の場合書けば書くほど伝わりにくくなることもあります。

チャットになろうとそれは同じです。

チャットはメールよりも短い言葉で伝える文化になりがちですが、これもまた誤解を生んでしまうことがなくせません。

結局のところ、直接話した方が伝わりやすいということが起こります。

エンジニアだとどうしても電子メールやチャットで終わらせたいと思いがちのところがあるかもしれませんが、直接話し合うことを忘れないようにしましょう。

オンラインは対面より感情の注入が少ない

コロナの頃に、テレビ番組でオンライン会議のデメリットを解説していました。

オンラインでは相手から受け取る緊張感とか感情といったものが対面よりもずいぶん少なくなってしまう、というようなことが数値で示されていました。

対面がなくなってやる気が出ないとか、うつになってしまうなどの問題を起こす人が増えたわけですが、これにはちゃんとした理由があって、オンラインでどれだけ人と対面して話してもリアル感が薄くなってしまうんだそうです。

僕自身、オンラインの仕事が増えた結果、ちょっとした雑談をする機会が少なくなったり全くなくなってしまい、心がウキウキするような場面が激減したと感じていました。

それを裏付けるような調査報道番組だったのです。

ツールで「テキスト」を受け取って相手がこんな感じで言っているんだろうな、と想像できるくらいの近い人ならともかく、そうでない人なら相手が言っている「テキスト」は人間味を感じにくいです。

メールで隣の人とけんかする？？

僕が働いていた会社で、「隣の人とメールでけんかしている」という話題が上がりました。

隣の人と意見を言い合っているのですが、もちろん二人だけでやり合っているのではなく、その他の何人かにccで送られているメールの中でけんかしているのです。

もともと複数人で議論していたのですが、ある問題についての議論がその二人で白熱してしまったことで意見の応酬となってしまったのです。

どちらも「みんなが読んでいる」前提で書いていますから、簡単には引き下がれない気持ちもあるし、納得できない部分もあり延々とやりとりが続くわけです。

しかし、多くの場合主たる議論から外れてしまい、時に揚げ足取りになりかねないみっともないやりとりになることもあります。

こういうとき、介入して解決を試みたことはありますが、なかなかうまくいきません。

本当の意見の食い違いの部分について直接話せたらさっと解決するのに･･･と僕は思います。

メールでの意見の応酬は結構時間を食いますし、無駄にエネルギーを浪費します。

そんなことよりさっさと話して誤解があるなら解く、意見の食い違いを直接話して解決する、相手の意見を受け入れる、という方が早いです。

直接話すことを大事にする

リモートワークが当たり前になって、チャットが当たり前になる中、どうしてもテキストベースのコミュニケーションに頼りがちです。

しかし、残念ながらテキストではちゃんと伝わらないことは多いものです。

しかも、書けば書くほど伝わらない。

なぜかと考えると、書き手がこういうことを知りたいんだろうと思うことと、相手が求めることが必ずしも一致しないことが多いからです。

それなのに、文章でがーっと一気に書くと、相手が求めているものとズレたまま書き続けることになります。

そうすると、読み手としては知りたいことが書いてないのでサーッと読んだり、本来意図しないところが気になって本質とは外れたことの議論に進んでしまうことになりかねません。

書き手からすると「ちゃんと読んでいないだろう？」という気持ちにもなります。

こうやって話が食い違ったままエスカレーションしていきます。

ところが、対面で話をすると「その前に○○のことについて聞きたいんだけど」と、一方が話し続ける前に話のズレを解消することができます。

一方が説明し、他方が質問する、を繰り返すことでズレをどんどん小さくできます。

電子メールやチャットでどうもかみ合わないと思ったら、早々に直接対話に行く、これを大事にしてください。

まとめ

エンジニアの中には、「直接言ってくるんじゃなくてメールでちょうだい」とか、「打ち合わせなんかしないで決定事項を送ってくれたら効率的」という考えをする人もいるでしょう。

ただ、アナログ的とは言え、直接の対話でしか得られないことも多いです。

相手の思いや熱量、こちらに対する配慮や思いやり、深刻さや重大性など、メールやチャットで書いたらなかなか伝わらない感情的なものが多く得られます。

相手に自分の考えを伝えるように文章を打つのはとても考えますし、時間がかかります。

話して済ませられるなら、なるべくそうしましょう。

サブスクの価値

サブスクリプション（以下サブスク）のサービスはどんどん増えています。

アプリの世界でも、買い切りだったアプリケーションがサブスクに切り替わるものも増えています。

使用者側からいえば、「結局値上げじゃないか？」と不満に思う気持ちも少なくないと思います。

オープンソースや個人開発のツールなど、無料で使えるアプリも少なくないことから、サブスクで将来にもわたって金額を支払っていくことに不安を感じる面はあるでしょう。

僕自身はサブスクというサービス形態が登場する以前から長年アプリを利用していますし、以前は課金する仕組みを作るハードルが高かったことから、あまり有償のアプリは多くなかったと思います。

ところが、無償で提供されているアプリは、しばらくすると開発が止まってしまい、利用することができなくなるものが少なくありません。

そこで僕は気に入っているアプリは、有償プランに加入するようにしています。

それによって、そのアプリが今後も長く開発体制を維持できて、機能拡張したり新しいOSに対応したりしてくれると期待できると考えています。

アプリは無償か無償で試せるものがほとんど

アプリを利用する際、いきなり購入したりサブスクするケースは多くないと思います。

AppStoreなどで値段が付いているアプリもありますが、そういうものは別途Lite版とかフリー版が用意されていて、試用できるものが多いと思います。

そういう意味で、まずは無償で使い始めることができる、というものがほとんどだと思います。

試してみないない限り、課金するかどうかの判断は付きませんし、仮に1ヶ月だけだとしてもサブスクして、お金を払ってすぐに「自分の用途に合わないものだった」と思えばもったいないと思うでしょう。

まずは機能をざっと調べて、自分の期待に合うものか調べることになります。

有償の価値の見極め方

アプリを試用した結果、役に立たないなと思えばそれ以上の利用はしないので、割と判断は簡単です。

ところが、「これは使えそうだ」とか「使っていきたい」と思ったときに、無償で使える期間は2週間だけと制限されていたり、無料のうちは利用できる扱える機能やデータ量が少なかったりといった機能制限がかけられているものもあります。

良いアプリなのに無償で使える制限がきつめの場合、「残念」と思うこともあるのですが、制限の中でどれだけ使い込んで有用と判断するかということが大事になります。

また、制限を解除することが機能的に自分の要求を満たすかという観点も大事なります。

有償でなければ使えないからといってすぐに利用を諦めてしまうのではなく、自分にとってどのくらい必要かということや、他に代替ソフトがあるかということも大事なことですね。

代わりになるアプリはあるか？

有償ということにあまり価値を見いだせないとすると、そのような種類のアプリは自分にとって必要なのか、必要ならば他に選択肢はあるのか？ということを考えます。

ところが、他に代わりになるアプリはあるか？と調べて、探し出すのは実はかなり大変です。

App StoreやMac App Store、あるいはGoogle PlayやMicrosoft Storeなどでキーワードを入れて類似のアプリを探すこともやりますが、なかなか思ったようなアプリを見つけることは難しいし、時間もかかります。

ネットで検索してもアプリの種類によってはいいものが見つからないものもあれば、逆にたくさん種類がありすぎてどれを選ぶかは悩ましい状態になります。

カレンダー系や、テキストエディタ、ToDo管理など仕事上有益なものは実はたくさんありすぎて選択に困ります。

選択の基準を持つ

アプリの絞り込みをするためにも、ある程度の基準を持っておくことは大事と思います。

僕がアプリを選択する際、まずフィルターをかけているのが次のことです。

• iPhoneやiPadだけでなく、Macでも使える　※Mac専用のアプリであること
• アップルのデバイス間でデータが同期できる
• 同期方式がiCloudである

今や複数のデバイスで使って同期させるような使い方は当たり前だと思います。

いつも手近にあるiPhoneを使うことは多くても、画面が小さかったりMacのキーボードで打つ方が速いですし、机から離れたところではiPadをメインに使ったりもしていますので、複数のデバイスで使えるメリットは僕には必須です。

そういった使い分けをするためにも、3つのデバイスで使え、かつデータが同期するものを選びます。

その際、iCloudに対応しているものを選ぶ理由としては、データの安全性を心配しているからです。その理由は･･･

iCloud対応のメリット

データを保管する方式としては、僕はiCloud対応を第一に考えています。

各アプリが独自に作ったデータ保管や同期方式の場合、そのアプリの開発会社（または個人）がデータベースなどを作ってデータの保管庫を用意します。

ところが、iCloudはその仕組みをアップルが提供しているので、データはアップルが管理しているiCloud内の自分の保管庫に入ります。

アプリごとにデータ管理が異なるより、アップルの仕組みでデータを管理できる方がいい、それが僕の基準となっています。

これによって、僕はデータ保管をどうしているのか調べる手間を省きます。

心配な場合は、アプリごとに違う「利用規約」や「プライバシーポリシー」などを読だり、FAQを調べたりしてデータをどのように管理しているか調べるときもあります。

なので、iCloudだとそういう心配が不要で話しが簡単です。

とはいえ忘れてはならないのは、iCloudを利用することでiCloudの容量を消費するので、データが増えてきて無料で保管できる5GBを超えてしまった場合は、iCloudの有料プランに加入しないと容量が足りなくなります。

そういうことはあるのですが、どこか知らないところにデータが保管されているより、アップルの管理下にあるストレージに保管されているなら、その方がいいという考え方です。

データ保管の問題は後で考えると面倒なので、アプリを使い始める前に考えておきたいところです。

有償プランの価値

アプリが無料で使えたらいいね、ということは誰しもが思うことだと思います。

ただ、オープンソースや個人開発で無償提供しているアプリなど、永遠に無償で提供することはできません。

僕の経験でもオープンソースのように世界中の開発者が関わって作っていたものも、いつか立ちゆかなくなり開発自体が止まって使えないものになっていることも少なくありません。

その点では、少なくとも僕は個人開発で無償のツールは極力使わないようにしています。

アプリが使えなくなった時点で、それまで蓄積されたデータは取り出すこともできなくなってしまい、失われたも同然だからです。

特にiOSのアプリなどでは、新OSに対応しないとアプリの起動すらしない場合もあります。

そうしたらデータを見ることもできません。

永遠に新しいOSへの対応をしていくことは開発者にとって負担が小さくないので、無償にするために個人の努力に支えられているものはいずれアプリの提供が止まってしまうリスクがあります。

無償じゃなくても、少額の料金で購入したアプリも数年で開発自体が止まるケースも経験しています。

その意味で、僕はサブスクにしてお金を得て開発を長く続けてほしい、そういう希望を持っています。

※サブスクしているから開発が止まらないということを言い切ることもできません。

皆さんはいかがでしょうか？

機械翻訳が高度化しても英語力は必要

DeepLやGoogle翻訳がどんどん賢くなって、翻訳の精度が上がってくると、自分の下手な英語力より格段に速く正確に翻訳してくれます。

僕は英語の素養はそこそこあるとは言え、得意言語の訳でもなく、読むのがまどろっこしいような複雑な文章の時は翻訳ツールに頼ります。

ビジネスの場面や苦情を伝えたいときなど、相手に正しく伝えたい場合の英語も翻訳ツールを使います。

海外旅行でもポケトークなどの翻訳機が活躍しているようです。

だからといって、英語（だけでなく第2、第3の外国語）を学ぶ必要がないのか？というとそうではないと考えています。

母国語が日本語じゃない人との会話においていちいち翻訳機などを使っていたのでは会話は弾みません。

ソフトウエアエンジニアの場合、海外のサービスが多いですから英語のドキュメントを読む必要があり、大量の文書をいちいち翻訳していたら手間がかかります。

技術的なドキュメントの場合に、必ずしも正しく翻訳されないという問題もあります。

せめて英語くらいはやはりマスターしておくべきと考えています。

機械翻訳にかけるより手間なく読める

どの程度の英語力が欲しいかは、どんな仕事に就くかやどんな目的に利用したいかによるでしょう。

僕は会話がペラペラできるような英語力を持っているわけではないですが、技術的な文書は割と読めます。

翻訳ツールにかけるなくても十分理解できます。

そのくらいの能力があると、あまりツールに頼らなくてすみます。

僕は、機械翻訳にかけた結果、日本語の意味がよく理解できず原文（英語）を見直すことも少なくないため、ちゃんと理解しようとすると翻訳されたものより原文をそのまま読むことが多いです。

これは人によりけりでしょうけど、エンジニアを目指すなら原文のまま読めるようにしましょう。

自分の言いたい表現は人工知能が教えてくれる

僕は過去何度か海外に出張していますし、アジアやヨーロッパのエンジニアと日本で一緒に仕事をした経験があります。

そのたびごとに、思ったようにしゃべれなくて残念に思ったことは数知れません。

AIを使った翻訳が登場するまでは、「こういうことを話したい」と思っても、適切な英語を調べることが至難の業でした。

日常あるいはビジネスのいろんなシーンで使える文例がたくさん載っている参考書を買ってきても、自分が言いたいことが載っているとは言えません。

どちらかというと自分が話したいことを見つけることがほぼ困難です。

だから、どうしても知りたいときは、親しくなった英語を母国語とする友人に尋ねて表現を聞いていました。

今はそういう英語を知りたければ、DeepLでもChatGPTでも聞くことができます。

そういう意味でとても便利になったと感動します。

会話は日常会話会話以上が話せるといい

基本的な日常会話などを勉強したら、その先いろいろなシーンでどう言えばいいか人工知能との学習で学べばより効率的だろうと思います。

最近では英語学習のアプリも優秀になってきてチャットで会話ができたり、アレクサに英語で指示することでちゃんと理解されるか判断するのにも使えます。

こういうツールを利用することで英語学習のハードルは以前よりグッと下がっている気がします。

何とか日常の会話程度話せるといいですし、できればもう少し複雑な会話もできるようになると、話していてうまく表現できずにまどろっこしい感じは少し減らせるでしょう。

翻訳の正しさを見るためにも英語力が必要

英語の表現はいろいろ学習しないと自分が表現できる範囲が広がりません。

ビジネス文書やビジネスメールではやはりAIの力は絶大です。

自分では思いつくことができなかったような表現が可能になります。

そうやって翻訳させた結果を自分が学んでいくといいです。

こういう場面でこう言えばいいんだなとわかります。

また、翻訳させたい日本語の書き方によって答えは変わってきます。

自分が英語を書きたいとき、それが自分でうまく表現できなければ、何とか表現可能な日本語に変えていくことはよくやる方法でしょう。

同様に、機械翻訳においても日本語を少し変えることによってより言いたいことに近づいていくようになります。

翻訳された英語を読んで足りない部分を感じたら日本語を変えて翻訳し直してみる、そういうことは必要ですね。

そのためにも英語の正しさをある程度判断できる語学力も必要です。

人工知能が賢くなれば、そのうち自分が言いたいことをくみ取って考えて翻訳してくれるようになるときも来ると思います。

文書作成はツールで速度が大きく違う

世の中オフィスアプリと言えば、マイクロソフトオフィス（オフィス365）になってしまったのはなぜでしょうか？

みんなが使う標準的なツールになってしまったからですね。

だからといって、エンジニアが時に書かなければならないフロー図やネットワーク図のような四角と直線で描くことが多い文書にパワーポイントやエクセルを使うのはいただけません。

作成や編集にとても効率が悪いからです。

エクセルの図にはそもそも吸着（勝手にくっつく）という概念がないので、線と四角をきれいにつなげるのに苦労します。

パワーポイントの図には吸着の機能もあり、難しい図でなければいいのですが、16:9のサイズに収まらなくなったりして困ります。

こういうときに、図を描くのに便利な別のツールを知っておくと役立ちます。

同じ文書を作るのに簡便さが違います。

パワーポイントの欠点

パワーポイントはよくできたツールです。

プレゼン資料を作ってもよし、図形を使ってわかりやすいフロー図を作るなど多彩です。

しかし、エンジニアが扱うドキュメントは時にA4では全く収まりません。

うまくページ内に収まらなければ、要素を全体に小さくして配置し直すなどの作業が発生します。

また、同じ箱を使うのに新規に箱を使うとデフォルトのフォントや色が指定されてしまい、予期せぬ見栄えの不一致が起きて、書式の統一などが必要になることもあります。

パワポの用紙サイズを変更したり、デフォルトのコンポーネントを自分好みにしておけばいいとか、もちろん回避テクニックはあるでしょう。

ただ、図を描いて説明資料を作るという目的のために、そういうことを学ばなければならず時間がかかりますし、それ自体がストレスになります。

図ならdraw.io を使う

エンジニアが描く必要のある図の種類で言えば、draw.io というサービスを使えばほぼ解決してくれます。

知らない人のために念のために解説すると、draw.io はオンラインの描画ツールでコンポーネントが多数用意されていて、しかもコンポーネット間をサクッと線を引いてくれたり、自動的に折れ曲がる線を引いてくれたりします。

線によっては自分の引きたいところとは違う位置に線画引かれますが、簡単に直せます。

また、画像やPDFなどにエキスポートできるので、他の文書で利用するのも簡単です。

これが無料なのでなおすごいのです。

アプリをダウロードすることで、MacやWindowsでローカルアプリとしてネット不要で動作します。

こんな至れり尽くせりのツールなので、ぜひ利用しましょう。

配布用にはPDF形式にする

draw.ioで描いた図をどのように活用するかと言えば、PDF形式にするか、画像形式を使います。

パワーポイントで利用するには、画像への出力をしましょう。

欲しい部分だけを選択してコピーし、貼り付けます。

直接貼り付けられない場合は、画像としてエクスポートします。

わざわざパワポにする必要がなければ、draw.ioで書いたものをそのままPDFにすれば良いです。

タイトルや説明文を付けてそのまま配布可能な形式にすればPDFにエクスポートします。

社内文書としては他の人も編集できるようにすることを求められますので、その場合はdraw.ioの形式で渡すことになります。

汎用性という意味でパワポなどに遠く及ばないにしろ、draw.ioの市民権は着実に高まっていると思います。

編集したい人には、draw.ioのURLとdraw.ioのファイルを渡せばいつでも編集できます。

自分なりの文書作成方法の効率化をつかむ

draw.ioはひとつのツールに過ぎませんが、そういったものを活用することで文書作成の時間を短縮することができます。

Office365は便利なツールではありますが、自由度の高さはその分使いこなしに手間がかかります。

僕の同僚に何でもイラストレーターで描く強者もいますし、何でもパワポで描く人だっています。

その人なりにパターン化されたツールを使えば方が慣れている分だけ効率的と言えるでしょうが、より便利で自分の目的に合ったツールがないか、ときどき探してみると良いと思います。

自分で使って肌感覚をつかむ

ITの世界の進歩は激しく、新しいサービスがどんどんと現れてきます。

• ToDoアプリやプロジェクト管理ツール
• プログラミング言語や環境
• 人工知能（機械学習）を使った支援ツール

特に機械学習を使うことで、これまでには考えられなかったような精度の高いものが多く登場してきています。

翻訳サービス、ChatGPTのような自然な文章による検索、プログラミング支援など、さまざまなものが登場してきて、大幅な時短ができるようになってきています。

DeepLの翻訳など、私の英語力など全く及ばず、自然な英語を作り上げてくれます。

ChatGPTもそうです。自分の業務で具体的に使ってみるといいです。

こういったものも実際に使ってみることで肌感覚で使い勝手を知ることが大事です。

新しいサービスに敏感になる

新しいサービスの情報は自分から意識しないとなかなか集まりません。

漠然と何か新しいサービスはないかという意識だと見落とすこともよくあります。

常日頃、自分で感度高く見る意識が欠かせません。

意識することによって自然とその情報が入ってきます。

入ってきますというより、無意識のうちに意識が向いて気づきやすくなるということです。

ChatGPTのことをより深く知りたいなら、AIとか大規模言語システムとか機械学習という言葉まで幅を広げておくとより引っかかりやすくなります。

普段から自分の興味の範囲を意識することで情報にも自然と目が行くようになります。

まずは登録して使ってみる

新しいサービスを見つけたら、まずは使ってみることです。

最近のサービスはまず無料で使えるものが多いですので、無料でアカウントを作り使ってみましょう。

アカウントを作るのは面倒とか、アカウントを登録するとメールがいろいろ来るなどと心配するかもしれませんが、そんな心配は不要です。

サービスの使い方を紹介するようなメールが届いたりしますが、サービスの使い方を説明するものだったり、サービスが改良されたことの案内だったり、受け取って悪いことではないです。

そのときはいらなくても、半年や1年後になって改めてメールに気づいて「あぁ、こういうサービスもあった、こんなに改良されたんだ」と気づくこともあります。

もちろん、サービス側としてはマーケティンに生かすためにメアドを登録するようにしているのも事実ですが、決して悪いことばかりではないですから遠慮せずに登録しましょう。

どうしてもいやなら、そういった連絡専用の捨てアドを作っておいて、それを使う方法もあります。

僕はこういうサービス利用専用に1つのメアドを作っています。

どこまで調査するか

サービスに登録して使い始めても、最初の頃はどういうサービスなのか把握に時間がかかることもあると思います。

ほかのサービスに比べて何が違うのか把握するのが難しかったり、特徴を知ることができないかもしれません。

いいか悪いかもわからないのにただ調査に時間を使うわけにはいかないのですが、それでもこのサービスの特徴は何か？ということを整理するようにしましょう。

もう少しいえば、サービスの特徴を整理できるところまで調べましょう、ということです。

せっかく時間を使って調べるわけですから、「このサービスは何なのか？自分や顧客に役立つものなのか？」ということがわかることが必要です。

例えば、オンラインで図形を描くツールがあったとき、次のような観点があります。

• どんな図が描けるのか？
• テンプレートはどのくらい用意されているか？
• オンラインだけじゃなくオフラインでも使えるか？（専用のアプリがあるか？）
• データは何か別の形式に出力できるか？（画像、PDFなど標準的フォーマットへの変換）
• どんな業務に使えそうか？

一例に過ぎませんが、このサービスとはどんなものか、類似のサービスに対してどのような違いがあるのかを語れる程度に把握する、ということです。

何を調べるのか明確にする

サービスの特徴をつかむとき、自分なりの確認ポイントはどこかをしっかり把握する必要があります。

上の例でいう「図形を描くツール」の場合であれば、自分としてどういう図を描きたいのか、あるいは業務としてどういう図を描く必要があるのかを明確にしておくことが大事です。

業務でフローチャートを描きたかったが、いいツールがわからずにPowerPointを使ったら1ページに収めるのに何度も縮小せざるを得なくて、完成させるのがとても大変だったとか、いう経験があるなら、それを解決するツールを探すことになります。

• PowerPointのようにページという概念がなく自由に広さが変えられる。
• フローチャートを描くための基本の要素があらかじめ用意されている。
• フローチャートの線が四角や菱形に吸着するので、線を引くのが簡単。
• ドキュメント化しやすいようにPDFにすることができる

といった特徴のツールを見つけていくことになります。

実際の業務を想定して調査する

「○○のツールを調べて」と上司から依頼されることもあるでしょう。

そういうときは、必ず調査のポイントを明確にしましょう。

単に欲しい機能のツールがあるかを調べたいだけかもしれませんし、導入のための価格を知りたいかもしれません。

もちろん、機能の比較は大事なことではあります。

ツールの説明サイトに他社のツールとの比較のリストを載せている場合もあります。

しかし、僕の体験から言っても「機能の比較」はあまり意味がないと思っています。

機能比較は意味がないということではなく、機能の比較リストを作っただけでは不足で、使った「体感」が大事になってきます。

同じ機能でも、似て非なる機能はあります。あるサービスで「予約機能がある」といっても、複数店舗の予約が管理できたり、複数のスタッフがそれぞれの休みを登録しても予約ができたりなど、作りたい予約機能によって、求められる機能は違ってきます。

他にも、機能がわかりやすいか、ヘルプが用意されているか、問い合わせに返事が来たか、といった使い始めてから重要になることもあります。

こういうことを調査段階である程度把握するためにも、実際に業務を想定しながら使ってみることを心がけましょう。

同じことを日々手作業でやっていないか？

仕事をしていると、結構定型の業務があることに気づきます。

• 同じ文面で宛先と宛名の部分など一部を書き換えてメールを送信している
• 届いたメールから固定部分をコピペしてエクセルに貼り付けている

これは私がやっていた繰り返し作業の例ですが、回数が多かったり忙しいタイミングでやらなければならないとき、イラッとさせられることが少なくありませんでした。

面倒だなと思うけれど、簡単にやる方法を知らない、または自動化する方法を調べていないからわからないということも多いものです。

どんなものでも解決できるとは言いませんが、こういった単純作業の繰り返しはITエンジニアであれば何とか解決したいものです。

そういうときに大幅に工数を減らしてくれるのが、自動化処理です。

ここでは、Googleが提供するGoogle Documentなどで使えるGoogle Apps Scriptの効用について紹介します。

手作業で行えば間違いが起きる

自社の顧客に対応する仕事をしていると、定型のメールを打たなければならないケースは少なくありません。

宛先、件名、本文を書くのは当たり前ですが、自社に写しを残すためにccやbccに特定のメールアドレスを入れます。

文中に期限日や金額のような相手によって異なる記載があれば、そこに間違いがないかをチェックして間違いなく送らねばなりません。

こういった文章を間違いなく正確に送ることには非常に手間がかかります。

文面自体はコピペできても、修正部分に間違いがないようにしなければなりません。

特に人の氏名などは打ち間違えると困りますから、しっかりと確認が必要ですし、極力コピペでやるべきでしょう。

そんなメールを日に何十通も送っていれば、間違いのひとつやふたつあってもおかしくはありません。

しょうがないと思っていると解決しない

実は僕もずっと昔はそういう送り方をしていたものですから、その苦労はよく知っています。

しかし、それを解決するような方法はPythonなどでプログラムを組まないと解決できないと思っていましたし、僕にそういう能力はなかったので「これに耐えるしかないか」と思っていたものでした。

また、そういう自動化処理に調査から実現まで仮に数日かかるとすれば、それを学んでいる時間があれば手作業で処理した方が速いとか、そんな時間が取れないという現実的な問題もあります。

怖いことに「こうするしかない」とか「言われたとおりやっていればいい」と思った時点で、解決の道は閉ざされます。

「これは何とかならないか？」と思うところから問題は解決していきます。

お手軽なスクリプトでメールを送れることを知る

その後、少しずつGoogle Apps Scriptが便利であることを知った僕は、解説本を読んでいて定型のメールも送れることに気づきました。

それまで定型のメールを送るには、メルマガ配信スタンドを有償で契約して使うしかないかな？くらいに思っていましたから、思いがけず「もしかしたら解決できるのかも」と期待を寄せました。

ところが、なんといっても「スクリプトを書く」というところをなかなか越えられません。

ましてや自分の業務にあったメール文面を送れるのか？ということに不安を感じていました。

しばらくGASをかじっては、やはり無理だな、と諦めることが続いていました。

それでもやっと、自分がやりたいことと似たサンプルスクリプトをネットで見かけたときにぜひやってみようと思って取り組みました。

やってみたらそんなに大変でもなかった

ネットで見つけたGASのプログラムをとにかくそのまま動かしてみました。

そしたらなんと動くではないですか！？

そりゃそうでしょ、動くものを公開してくれているのだから･･･

と思うものの、「おぉこれは何とかなるかもしれない」とや感じました。

実は「やってみる」ということが結構なハードルになっていることが多いです。

できないかもとか、半分逃げ腰でやっているとなかなかうまくいきません。

ダメ元でやってみる、とにかく自分のやりたいものとは違っても動かしてみる。

そういう姿勢が大事です。

やってみると自分用に修正する作業はそうでもなかったりします。

地道に改良していく

まずは人のコードのコピペで始めてみることは大きな一歩です。

その上で、9割わからないコードでも自分がやりたいことは「ここを修正すればいいんじゃないか？」と該当箇所を1カ所見つけてみることが大事です。

その1カ所を直して自分が必要なプログラムに1歩近づけたらまずはオッケーです。

僕だって、最初は人のプログラムの件名に当たる文字列や送信元のメールアドレスを書き換えただけでした。

そのうち、送信した日時を記録したり、チェックボックスを付けて送りたいものを選択して送れるようにしたりと改良しました。

これらもネットにあったプログラムから必要なところを取り込んだだけです。

でも、おかげで大幅に工数を削減できて、自分のストレスはかなり小さくできました。

ITエンジニアなら、少しでもいいから同じことを繰り返さないように仕事内容を見直して定型化しましょう。

プログラミングを学ぶ前に

ITエンジニアとしての道は広く、どこから手を付けて良いかわからないことも多いです。

それでまずはプログラミングスキルを身につけようと思って本屋に行くと、山ほどの本があってどれがいいのかわかりません。

それで何とか「初心者向け」というタイトルが入った本を手に取ってやってみる人も少なくないでしょう。

確かにITエンジニアであればプログラミング能力はあった方がですし、そこまでじゃなくてもプログラムがどういう風にできているかを知っておく方がいいことは間違いありません。

しかし、ITエンジニアを目指すからといって、まずはプログラミングスキルを身につけようというのは必ずしも正解とは言えません。

というのは、ITエンジニアとして生きていく上で、プログラミングスキルは能力の1つであって、必須条件ではないです。

ITエンジニアの仕事の幅は広く、プログラミングを知らずに生きている人も多くいます。

それにプログラマとして働けるには、相当なスキルが求められます。

プログラミングスキルを身に付けるかを決める前に、もっと身近なところから始めましょう。

普段やっていることから広げる

では、プログラミングを学ばずに何を学ぶと良いでしょうか？

人によって進むべき道は違うと思いますが、まずは自分が好きな分野の力を付けるのが良いと思います。

今自分が仕事でやっていることや趣味でやっていることのなかで、自分が長い時間やっていて苦にならないことや割と興味を持っていること、そういうもののレベルを上げていくことから始めると良いです。

日々エクセルを使うことを多いなら、エクセルのスキルアップに取り組んでみる

ワードで文書を書くことが多いなら、ワードの機能を理解してみる

というようなことです。

例えば、エクセルの表の更新を担当しているなら、

• 線の太さを工夫したり、見出しを色づけるすなど見やすい表にしてみる
• 計算を手でやっている箇所があれば、自動計算に変えてみる
• ある条件の値に色づけしているなら、条件付き書式で自動で色づけしてみる

というようなことが考えられます。

このレベルでできてるよという人もいるかもしれませんが、要は今あるものをそのまま使うだけでなく、何か自分なりの工夫をしてみるということです。

その工夫をするために、どうすればいいのかとエクセルを学んでみるのです。

エクセルは奥が深く、できることが山ほどあります。

全部を知る必要など全くないのですが、業務で役立つとか自分が必要としていることを解決してみることにより、少しずつスキルを身につけるのです。

そうするとおもしろくなってきます。

次のスキルアップを目指す

普段の業務に役立つようなスキルアップが少しできると、もう少し何かできるんじゃないかと思えてきます。

最初言われたことを言われたとおりにやるしかなかった作業でも、仕組みがわかってくるとこういう風にできるのではないか？ということも感じるようになります。

じゃぁ、これを何か解決する方法はないかとネットで検索するなど調べてみると、確かに解決方法はありそうです。

何とか応用できないかと試してみるのです。

当たり前ですが、最初は簡単にはうまくいきません。

四苦八苦しながら何とかやってみます。

結果、うまくいかないかもしれません。

でも、そういうことができるんだと学んだことは無駄にはなりません。

そのときはやりたいことにうまく利用できなかったとしても、別の機会に応用できるかもしれません。

何かいい方法があるんではないかと調べたり、使ってみたりすることがステップアップにつながります。

自分のスキルアップの方向性を見極める

自分がスキルアップし、それが職場で役に立つようになってくると楽しくなります。

上の例で、エクセルを学んだことが職場で便利に使われたり、何か困ったときに相談されたり。

今度は人の課題を解決しようとさらに学べばスキルアップできるだけでなく、職場での信頼やスキルが認められて、困ったときに頼れる存在になるかもしれません。

そうなると、自分の今後のスキルアップの方向性も少し考えやすくなります。

さらにエクセルを極めるといいのか、それとももっと違う別のスキルを磨くといいのかなどです。

エクセルでもマクロやPythonと連携させることでできることが増やせますし、統計分析などをマスタすると今まで見えなかったことが見えるようになったりします。

他の方向性としては、PCやアプリケーションに強くなったり、HPを制作するスキルを見つけたり、あるいはエクセルの講師として活躍することもできるかもしれません。

まとめ

スキルアップしたいとき、自分が進む方向性を見極めるためにも、まずは自分の業務に関係してスキルを磨き、その上でさらに職場で必要とされるスキルアップを目指すと良いです。

一朝一夕に行かない部分はあると思いますが、少しずつできるところからスキルアップしましょう。

そうしているうちに、本当に自分が目指すところが見えてきます。